Трудовое право

Работник обязан хранить информацию в бумажном варианте или в электронном

Работник обязан хранить информацию в бумажном варианте или в электронном

Электронные трудовые книжки


Переходу от бумажных трудовых книжек в цифровой формат посвящены три законопроекта. В первом (внесен в Госдуму под номером 748684-7) описывается сам механизм внедрения и использования электронной книжки, которая станет называться сведениями о трудовой деятельности.

Согласно новой ст. 66.1 ТК РФ (в редакции проекта № 748684-7) это будет основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которую работодатель должен подавать в информационную систему ПФ РФ. Сюда относятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, а также основания для расторжения трудового договора.

То есть характер сведений, вносимых сейчас в бумажную трудовую книжку, не поменяется в дальнейшем.

В электронном виде не потребуется хранить и передавать лишь записи об образовании сотрудника и полученных им поощрениях. Форму представления работодателем в информационную систему сведений о трудовой деятельности утвердит ПФ РФ по согласованию с Минтрудом.

Перейти на электронные трудовые книжки предполагается 01.01.2021. Потом бумажные книжки останутся только у работников, которые до названной даты подадут работодателю соответствующее письменное заявление.

Тем, кто этого не сделает, бумажные книжки будут выданы на руки, а работодатель освободится от ответственности за их хранение.

Для работников, впервые трудоустроившихся после 01.01.2021, бумажная трудовая книжка и вовсе не будет заводиться — все планируется оформлять в электронном виде. Как же сотрудник сможет получить сведения о своей трудовой деятельности?

Для этого ст. 66.1 ТК РФ (в редакции проекта № 748684-7) предусматривает несколько способов. Один из них — обратиться к работодателю по последнему месту работы и получить информацию за период работы у него.

Для этого сотрудник должен будет подать заявление в бумажном или электронном виде и указать, в какой форме работодателю нужно направить сведения — на бумажном носителе, заверив последние надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

Для этого сотрудник должен будет подать заявление в бумажном или электронном виде и указать, в какой форме работодателю нужно направить сведения — на бумажном носителе, заверив последние надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя). Форму сведений, предоставляемых работнику из информационно системы ПФ РФ, утвердит Минтруд по согласованию с ПФ РФ. В связи с этим для организаций планируется установить новую обязанность — предоставлять работнику сведения о его трудовой деятельности.

В период его работы это нужно будет сделать не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления, а при увольнении — в день расторжения трудового договора. Возможны и другие варианты получения сведений:

  1. в МФЦ информацию планируется выдавать на бумажном носителе, заверяя ее надлежащим образом;
  2. через портал госуслуг сведения можно будет получить в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
  3. в ПФ РФ заверенные сведения предоставят на бумажном носителе либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

Про то, как вести кадровый учет сейчас и что изменится в трудовых книжках, рассказываем на .

Курс стоит 7450 руб.Хочу купить курс, а в конце получите именной сертификат от Центра онлайн-обучения Клерк.ру.

Предполагается, что поправки, предложенные законопроектом, вступят в силу 01.01.2020 и у работодателей будет год, чтобы подготовиться к изменениям. За это время понадобится сделать следующее:

  • письменно уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки, а также о праве работника выбирать между бумажной и электронной книжкой и последствиях выбора (данное право реализуется путем подачи работодателю заявления о том, что ему следует вести бумажную трудовую книжку).
  • принять или скорректировать локальные нормативные акты (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
  • обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФ РФ;
  • внести изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры;

Обязательной может стать передача в информационную систему ПФ РФ сведений о трудовой деятельности. При организации же внутреннего кадрового документооборота работодатель сам выберет между «цифрой» и бумагой.

Впрочем, несмотря на то, что организациям планируют дать год на перестройку своих внутренних процессов, времени на выстраивание в новом формате взаимодействия с ПФ РФ не будет. Обязанность подавать в его информационную систему сведения о трудовой деятельности работников возникнет у работодателей уже 01.01.2020— об этом говорится во втором законопроекте, внесенном в Госдуму под номером 748744-7.

Индивидуальный лицевой счет гражданина, который ведется в системе обязательного пенсионного страхования, дополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности», содержащим информацию о месте работы, выполняемой работе и ее периодах (в том числе реквизиты документов работодателя, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений). Подавать сведения надо будет ежемесячно— не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. А с 01.01.2021 добавится еще одно требование.

При приеме на работу или увольнении сотрудника сведения о нем придется подавать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа-основания (дополнительный п. 2.4 в редакции проекта № 748744-7).

Если численность работников за предшествующий отчетный месяц составит или превысит 25 человек, работодатель должен будет представить сведения в форме электронного документа и заверить их усиленной квалифицированной электронной подписью. Организации, где работает менее 25 человек, смогут подавать сведения либо на бумажном носителе, либо в электронном виде.

Предполагается, что ПФ РФ проконтролирует данный процесс: ведомство собираются наделить полномочиями по передаче информации о нарушениях в Роструд, а тот, в свою очередь, сможет привлекать нарушителей к административной ответственности.

Как сказано в третьем законопроекте (№ 748758-7), ст. 5.27 КоАП РФ планируется дополнить ч.

1.1. Согласно ей должностных лиц работодателя станут привлекать к ответственности в виде предупреждения за неоднократное нарушение сроков представления сведений о трудовой деятельности либо представление неполных и (или) недостоверных сведений.

При этом под неоднократным проступком понимается совершение работодателем названных действий два и более раза в течение года. Если до конца 2019 года пакет законопроектов будет принят, к ответственности начнут привлекать с 01.01.2020.

Первичные документы в электронном виде

В Письме Минфина РФ от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 финансисты дают конкретный ответ на простой вопрос: можно ли хранить первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде?

Они не против этого. Разберемся, сможет ли налогоплательщик на практике воспользоваться данным разрешением.Как только начинается предпринимательская деятельность, появляется огромное количество документов, число которых растет в геометрической прогрессии.Согласно ст.

9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ ) все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами для ведения бухгалтерского учета.

Данный закон допускает возможность их составления на бумажных и машинных носителях информации, а также устанавливает порядок их хранения.На практике возникает ряд проблем, связанных с организацией документооборота: огромное количество документов, удобство пользования ими и сроки их хранения.Вообще, к вопросу сохранности документов, к сожалению, многие организации относятся достаточно халатно.
Данный закон допускает возможность их составления на бумажных и машинных носителях информации, а также устанавливает порядок их хранения.На практике возникает ряд проблем, связанных с организацией документооборота: огромное количество документов, удобство пользования ими и сроки их хранения.Вообще, к вопросу сохранности документов, к сожалению, многие организации относятся достаточно халатно.

Сроки хранения документов самые разные, п. 6.5 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете[1] они определяются согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[2]. Например, приказы об учетной политике должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз, а лицевые счета работников – 75 лет.

Поэтому встает вопрос о сохранности документов.

Но здесь необходимо различать понятия документ и информация. Информацию о начислениях, удержаниях, доходах, расходах и т. д. можно хранить в электронном виде на современных носителях, но она будет являться документом только при выполнении определенных условий. Первичный документ, существующий в единственной форме – электронном файле, нельзя признать оформленным надлежащим образом первичным документом.
Первичный документ, существующий в единственной форме – электронном файле, нельзя признать оформленным надлежащим образом первичным документом.

Что же такое документ?В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированной форме, в случае отсутствия таковой они должны содержать обязательные реквизиты, одним из которых являются личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. При этом особые требования предъявляются к лицам, имеющим право подписи первичных документов:–они утверждаются руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером;–документы, связанные с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.В соответствии с данными требованиями первичные документы должны быть либо в бумажном варианте, либо электронный документ необходимо заверить электронными цифровыми подписями (ЭЦП), третьего не дано.Порядок работы с электронными документами регулируется Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»[3] (далее – Закон № 1-ФЗ ).

Данный закон обеспечивает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при одновременном соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе:–сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;–подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;–электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи (п.

1 ст. 4 Закона № 1-ФЗ ).Сегодня на практике электронные документы с ЭЦП достаточно широко применяются при сдаче отчетности через Интернет в налоговые органы и работе с банками – по операциям с расчетными счетами.Что касается налогового учета, то согласно ст. 248, 252, 313 и 314 НК РФ необходимо подтверждение первичными документами как доходов, так и расходов организации. Подтверждением данных налогового учета являются:–первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);–аналитические регистры налогового учета;–расчет налоговой базы.Регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях.

Данный порядок устанавливается в приказе по учетной политике организации для целей налогообложения.

При хранении регистров налогового учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов в течение четырех лет.

8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов в течение четырех лет.

По мнению финансистов, представленному в Письме от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83 , течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. При этом уничтожение документов по истечении указанного срока хранения является правом, а не обязанностью организации.

Требование налоговых органов о наличии первичных документов для подтверждения факта совершения хозяйственной операции подлежит безусловному исполнению налогоплательщиком в пределах срока хранения таких документов.Минфин и ранее не имел ничего против ведения учета, а также хранения первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде (Письмо от 19.05.2006 № 02-14-13/1297 ).

Но при этом надо соблюдать порядок, установленный Законом № 129-ФЗ , а также Законом № 1-ФЗ . Как это сделать на практике, разъяснений не дается.

Обеспечить всех работников ЭЦП просто нереально, по крайней мере, в настоящий момент. Первичный документ тем и отличается, что на нем стоят личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также тех, кто участвует в этой операции. И когда слышишь о том, что кассу распечатывают раз в год или складской учет ведут полностью в электронном виде, не распечатывая приходные и расходные ордера, то это говорит об отсутствии учета на предприятии в принципе.

Поэтому разрешение Минфина вести учет первичных документов только в электронном виде, конечно, приятно, но реализовать его на практике не представляется возможным.Другое дело, что вести сегодня учет на предприятии вручную, как это было еще 15 лет назад, – анахронизм.

Но бухгалтерская, налоговая и другая производственная информация в электронном виде должна быть защищена от несанкционированного доступа, внесения исправлений.

Важным является создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. На практике часто пренебрегают резервным копированием, что может обернуться серьезными проблемами.

При этом рекомендуется резервную копию сохранять не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база. При наличии другого компьютера в локальной сети рекомендуется сохранять архивную копию на жестком диске другого компьютера.

Также можно использовать флешки и компакт-диски.Налоговое законодательство предусматривает ответственность за отсутствие первичных документов в ст. 120 НК РФ: штрафы от 5 000 руб. до 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.Кроме этой статьи, есть еще ст.

126 НК РФ, предусматривающая штраф 50 руб. за каждый непредставленный документ, необходимый для осуществления налогового контроля.Нарушение сроков и порядка хранения документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.

(ст. 15.11 КоАП РФ).Арбитражный суд также считает правомерным привлечение общества к налоговой ответственности за совершение налогового правонарушения, предусмотренного п. 2 ст. 120 НК РФ. В ходе выездной налоговой проверки на требования инспекции о представлении документов не были представлены регистры бухгалтерского и налогового учета, а также другие документы, подтверждающие достоверность совершения хозяйственных операций (Постановление Девятого ААС от 06.06.2008 № 09АП-5496/2008-АК ).Суд исходил из того, что хотя п. 7 ст. 9 Закона № 129-ФЗ предусматривается возможность составления первичных и сводных учетных документов на машинных носителях информации, но законодательно возможность хранения первичных учетных документов исключительно в электронном виде не предусмотрена.

[1] Утверждено Минфином СССР 29.07.1983 № 105.[2] Утвержден Росархивом РФ 06.10.2000 в ред. Решения от 27.10.2003.[3] Действует в ред.

Федерального закона от 08.11.2007 № 258-ФЗ.

  1. , главный редактор журнала

Журнал .

Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Процедура перехода на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности является добровольным и будет осуществляться только с согласия человека. Исключением станут те, кто впервые устроится на работу в 2021 году.

У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. Конечно, многих работников (особенно людей старшего поколения) интересует судьба нынешних (бумажных) трудовых книжек.

Если работник хочет сохранить свою бумажную трудовую книжку, работодатель не вправе ему отказать.

Для этого работник должен будет до конца 2020 года подать письменное заявление работодателю.

В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Россияне, которые до конца 2020 года не подадут такое заявление работодателю, получат ее на руки.

Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Как лучше организовать хранение электронных документов?

Речь может идти о следующих подходах к решению современным предприятием рассматриваемой задачи:

  • Подход «Важное — на бумаге».

Ключевые договоры, первичные документы, правоустанавливающие и иные — отсутствие которых не только критично, но и недопустимо в принципе — должны храниться в бумажном виде.

В электронном можно, безусловно, использовать их заверенные с помощью ЭЦП сканы (и размещать их на электронных носителях в качестве альтернативных мест хранения). Но от применения только в электронном виде таких документов имеет смысл отказаться.

  • Подход «Есть возможность продублировать — дублируй».

Законодательство, как мы уже знаем, в общем случае не ограничивает бизнесы в выборе физических носителей для хранения данных (с поправкой на требования норм о защите данных, разумеется).

Предприятию нужно пользоваться этим — распределяя по разным обособленным носителям разумное, достаточное количество электронных копий ключевых документов.

  • Подход «Файлы — отдельно от сканов».

Сканы — которым сопутствует наличие бумажного оригинала, имеет смысл учитывать в системе ЭДО обособленно от «чистых» электронных документов (у которых нет бумажного исходника). Это обусловлено спецификой периодических инвентаризаций — которые являются важной частью обеспечения работы системы документооборота на предприятии.

Методика инвентаризации только электронных документов будет с технологической точки зрения отличаться от той, что характеризует проверку связок «скан — бумажный носитель», и их смешение будет не слишком эффективным решением с точки зрения организации труда ответственных за инвентаризацию лиц. Отметим, что организация оборота «чистых» электронных документов может регламентироваться отдельными источниками.

Так, например, организацией ВНИИДАД были разработаны подробные рекомендации по учету таких документов (). Применять их к связкам «скан — бумажный оригинал» не следует — но, вместе с тем, они могут быть крайне эффективны в случае грамотного применения при учете только электронных документов.

Организация учета и хранения персональных данных

Работодатель должен обеспечивать защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты за счет своих средств (п.

7 ст. 86 ТК РФ). Разберем пошагово действия работодателя по учету и хранению персональных данных в организации.

Шаг 1. Работодатель должен издать локальный акт, который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является Положение о персональных данных работников, с которым работники должны быть ознакомлены под подпись (п.

8 ст. 86 ТК РФ). Ознакомиться с Положением о персональных данных, как и с остальными локальными нормативными актами, работник должен до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Ознакомить работника с документом путем рассылки его по электронной почте нельзя, это не будет считаться ознакомлением под подпись.

При отсутствии подписи работника работодатель не сможет доказать, что работник был ознакомлен с данным документом. Положение о персональных данных, как и любой другой локальный нормативный акт, издается и утверждается приказом, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо.

В случае проверки организации, проверяющие органы могут запросить данный документ и проверить, ознакомлены ли с ним работники. Отсутствие такого документа или неознакомление работников с ним может являться основанием для привлечения работодателя к ответственности согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а в случае совершения аналогичного нарушения повторно — по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ. Такой вывод также подтверждается судебной практикой (Постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 № КА-А40/10220-06 № А40-20745/06-148-194).

Шаг 2. Работодатель утверждает документ, содержащий перечень персональных данных, которые используются в деятельности организации. В этот документ включаются все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации. Помимо этого в перечне должны быть указаны документы, содержащие те сведения о сотрудниках, которые организация представляет в различные государственные органы (налоговую и трудовую инспекции, органы статистики).

Шаг 3. Работодатель приказом должен назначить ответственных за работу с персональными данными и ответственных за обеспечение безопасности персональных данных.

Таким ответственным может быть как конкретное лицо, так и подразделение. В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения. Этот приказ необходимо довести до сведения всех указанных в нем сотрудников, что должно подтверждаться их подписью.

Шаг 4. На случай проверки во избежание споров с проверяющими лучше подготовить следующие документы:

  1. заявления работников о согласии на обработку персональных данных;
  2. журналы учета персональных данных, их выдачи и передачи другим лицам и представителям различных организаций, государственным органам;
  3. журнал проверок наличия документов, содержащих персональные данные работника.

Шаг 5. Приказом руководителя организации установить перечень мест хранения документации, являющейся носителем персональных данных работников, а также перечень мер, необходимых для обеспечения сохранности персональных данных, порядок их принятия.

Все документы, содержащие персональные данные работников, такие как личные дела, картотеки, учетные журналы, следует хранить в специально оборудованных шкафах или сейфах, которые запираются и опечатываются.

Трудовые книжки работников нужно хранить в сейфе отдельно от личных дел.

Вместо вывода

Чтобы успевать в ногу со временем необходимо всегда идти, а порой и бежать, рука об руку с новинками. В последнем случае необходимы согласие сторон и техническая возможность (п.

1 ст. 169 НК РФ). Но кодекс не определяет, каким способом покупатель может подтвердить такое согласие. Поэтому возможны разные варианты. Стороны вправе подписать отдельное соглашение, обменяться письмами или совершить действия, которые свидетельствуют о согласии на электронный обмен (письмо Минфина России от 01.08.11 № 03-07-09/26).

Инфо Вы подписали со своей стороны документ, то есть выполнили действия. А значит, согласились на получение конкретных счетов-фактур через интернет.

Если в документе нет ошибок и он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, то является основанием для вычета (п. 1 ст. 172 НК РФ). Согласие компании на электронный обмен не означает, что все счета-фактуры надо получать по интернету. Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ч.

3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ). В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения — 5 лет.

Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других — большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.

Например:

  1. бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п.

Внимание При этом электронный документ удалить уже не получится, так как дата и время выставления его зафиксированы в программе и у спецоператора. Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 5, Март 2016 Новое в работе Электронные счета-фактуры можно хранить без распечатки Документ:письмо Минфина России от 13.01.16 № 03-03-06/1/259 Последствия: будет меньше бумаг в архиве Счета-фактуры, выставленные по установленным электронным форматам, компании вправе хранить в электронном виде.

К такому выводу пришел Минфин России в письме от 13.01.16 № 03-03-06/1/259. Ранее аналогичные разъяснения дала ФНС России в письме от 06.02.14 № ГД-4-3/ Налоговый кодекс допускает выставление счета-фактуры в электронной форме, если компании договорятся об этом между собой (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). https://vip.1gl.ru/#/document/86/97485/ https://vip.1gl.ru/#/document/189/430169/bb3b83fe7f/

УНИЧТОЖАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Уничтожение электронных документов происходит в общем порядке.

Также в общем порядке электронные документы помещаются в акт об уничтожении, а затем в учетные документы (описи) вносятся соответствующие пометки. Никаких особенностей. Все так же, как при уничтожении бумажных документов. Как и бумага, носители должны быть уничтожены методом, исключающим их восстановление.

Проще всего отправить диски в печь или шредер вместе с уничтожаемыми документами на бумажных носителях. Пункт 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

(в ред. от 29.07.2017). Файл электронной подписи – отдельный файл, который прикрепляется к подписываемому документу, созданному в электронном формате.

Метаданные – информация, которая содержит значимые характеристики электронных документов, облегчающих их идентификацию, поиск, управление и использование (дата/время создания и редактирования документа, количество правок и примечаний и т.д.). [4] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Кадровый учет и классическое делопроизводство

На данный момент один из самых сложных процессов для перевода его на полностью безбумажный вариант работы.

Это связано в первую очередь с:

  1. отсутствием, в большинстве случаев, у будущего (или текущего) работника электронной подписи, которая гарантирует надежность электронного документа, и без которой не получится заключить договор (и подписать ряд других кадровых и не только документов);
  2. необходимостью подписания ряда документов более одного раза и т.д.
  3. требованием длительного, а в некоторых случаях и постоянного хранения. Кадровые документы одни из самых «долгоиграющих» документов, и . Крупное отличие электронного документа в том, что дополнительно появляется необходимость хранить столь долгий период (то есть в ряде случаев это постоянный срок хранения) систему или технологии, которые позволят воспроизвести электронный документ и сертификаты, которые подтвердят его подлинность;

Подробнее об Но электронные документы завоевывают и эту консервативную область. Даже такую казалось бы незыблемо бумажную вещь, как трудовая книжка, в скором времени .

Однако, имеются документы кадрового учета, которые уже можно полностью перевести в электронный вид:

  1. форма Т-60 (записка-расчет о предоставлении отпуска работнику);
  2. журнал учета приказов о приеме на работу;
  3. табель учета рабочего времени и т.д.
  4. журнал регистраций трудовых договоров и изменений к ним;
  5. форма Т-61 (записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении));

Также, согласно ТК РФ, в кадровом учете существует возможность оформления трудового договора в электронном виде (при соблюдении некоторых условий), однако распечатать его все же придется.

Что же касается типичных для классического делопроизводства документов (приказы, служебные записки, исходящие письма и т.д.), то здесь нет каких-либо препятствий для перехода на полностью безбумажный вариант работы (при условии наличия у участников процесса электронной подписи (ЭП)).

Единственный момент, который потребуется решить это возможность Генерального директора работать в системе, а без данной возможности (или желания) организовать передачу права на подписание документов от его лица другим сотрудником. В связи с этим можно столкнуться с ситуацией, когда Генеральный директор не желает работать в системе и считает недопустимым передачу его функций относительно подписания документов другому сотруднику, даже в рамках законодательства.

Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?

— Для получения сведений из электронной трудовой книжки работникам необходимо будет зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.

Информацию о трудовой деятельности можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  1. в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  2. у работодателя (по последнему месту работы);
  3. в многофункциональном центре (МФЦ).

Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника в распечатанном виде либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.

Также доступ к информации будут иметь работники многофункциональных центров, конечно же, с согласия граждан. Речь идет об оформлении услуг, когда необходимы данные о периодах трудовой деятельности.

В следующей главе

В следующей части нашего учебника мы расскажем вам о том, что такое роуминг операторов ЭДО, в чем его особенности, стоит ли его ждать и какие другие решения взаимодействия существуют сегодня.

  1. , менеджер по продвижению компании

Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

2018 г.

  • , № 3, № 3, № 3, № 3
  • , № 2, № 2, № 2
  • , № 6, № 6
  • , № 20, № 20, № 20, № 20
  • , № 7, № 7, № 7
  • , № 8, № 8, № 8, № 8, № 8
  • , № 18, № 18, № 18
  • , № 22
  • , № 24, № 24, № 24, № 24, № 24
  • , № 21, № 21, № 21
  • , № 23, № 23, № 23, № 23
  • , № 19, № 19, № 19, № 19, № 19
  • , № 12, № 12
  • , № 9, № 9, № 9, № 9, № 9, № 9, № 9
  • , № 17, № 17
  • , № 13, № 13, № 13, № 13
  • , № 16, № 16, № 16, № 16
  • , № 10, № 10, № 10, № 10
  • , № 4, № 4
  • , № 15, № 15, № 15, № 15, № 15, № 15, № 15, № 15, № 15
  • , № 11, № 11, № 11, № 11, № 11
  • , № 5, № 5, № 5

Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Трудовые книжки будут только электронными?

Нет, в некоторых ситуациях бумажные трудовые книжки останутся, а вам придется делать двойную работу.

Весь 2020 год вы должны одновременно вести бумажные трудовые книжки на всех сотрудников и подавать электронные сведения в Пенсионный фонд.

После 1 января 2021-го продолжите вести бумажные книжки тех сотрудников, которые заявят об этом в 2020-м.Сотрудники, которые захотят сохранить бумажные трудовые, в следующем году должны написать заявления. Это не значит, что вы будете вести только бумажные книжки на таких сотрудников. Все равно придется подавать электронные сведения в Пенсионный фонд.

Так сотрудники в будущем смогут отказаться от бумажных книжек в любой момент, а вы продолжите вести их электронные книжки.Что будет, если опоздаете с новым отчетомЕсли после 17 февраля 2020 года будете задерживать отчет по форме СЗВ-ТД, Пенсионный фонд сообщит об этом в ГИТ. Сотрудники фонда должны будут направить электронное уведомление в инспекцию в течение пяти рабочих дней после того, как обнаружат просрочку.

Также в инспекцию сообщат, если вы представили неполный отчет или исказили сведения.Если вы дважды в течение года пропустите сроки или представите отчет с ошибками, накажут по новой ч.

1.1 ст. 5.27 КоАП. Ее предлагает ввести Законопроект № 748758–7 о внесении изменений в КоАП.

Вам также может понравиться...