ЖКХ

Приказы которые обязательно должны быть в организации

Приказы которые обязательно должны быть в организации

НЕЗНАНИЕ НЕ ОСВОБОЖДАЕТ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ


Начнем с азов. Учим мат.часть. Рекомендую к прочтению Федеральный Закон «Об ООО» в котором в 50 статье представлен список обязательных к хранению во веки веков документов:

  1. положения о представительствах и филиалах ООО;
  2. бумаги, связанные с выпуском ценных бумаг, включая облигации;
  3. документ, который подтверждает госрегистрацию фирмы;
  4. правоустанавливающие документы, которые подтверждают наличие имущества у ООО;
  5. другие документы, наличие которых предусмотрено действующим законодательством.
  6. решения учредителей о создании ООО;
  7. протоколы заседаний и собраний разных органов Общества;
  8. заключения органов контроля;
  9. перечень аффилированных лиц;
  10. протоколы о создании Общества;

Приказы по основной деятельности

В любой компании считается наиболее емким перечнем распорядительных документов.

Среди наиболее встречаемых направлений деятельности, которые охватывает эта категория приказов, целесообразно выделить:

  • Документы, на основании которых определяется организационная структура предприятия (его отдельных подразделений, филиалов), а также штатное расписание. Сюда будут входить все решения о создании (ликвидации) подразделений, утверждения штатного расписания и внесение в него соответствующих изменений.
  • Документы, регулирующие ответственность и полномочия. В эту категорию входят распорядительные акты, извещающие о вступлении в должность первого руководителя, распределения полномочий между руководителем и его заместителями, делегирование отдельных полномочий (например, главному бухгалтеру, кадровому работнику, инженеру по охране труда, назначении ответственных за пожарную безопасность, хозяйственную деятельность и другие функции).
  • Процедурные приказы. К этим документам относят систематизацию отдельных однотипных действий. В частности, это может быть использование мобильной связи, охрана коммерческой тайны, порядок выполнения приказов и ознакомления с ними, выдача , заключение договора о материальной ответственности и другие.
  • Приказы, утверждающие локальные документы предприятия. Эта категория документов регулирует действие Положений, различных технологических инструкций, регламентов, правил, различных отчетных форм, которые имеют постоянный характер и распространяются на все предприятие, либо отдельные его подразделения.
  • Приказы, регулирующие пожарную безопасность, охрану труда, технику безопасности. В эту категорию относят распорядительные акты, на основании которых определяются ответственные за конкретное направление деятельности, порядок проведения инструктажей, проверки знаний, действия сотрудников во время пожара, о запрете курения, пользования нестандартными обогревательными приборами.

Помните, приказы, регулирующие основную деятельность компании — это наиболее многочисленный перечень распорядительных документов, ведение которых целесообразно изначально осуществлять отдельно от других приказов.

Журнал приказов

Журнал регистрации приказов Главным атрибутом каждого распорядительного документа, кроме подписи уполномоченного лица, также является его номер.

Присвоение номеров осуществляется поочередно и фиксируется в специальном журнале регистрации приказов. Целесообразно на каждую категорию приказов заводить отдельный журнал регистрации с отдельной нумерацией.

В процессе ведения делопроизводства по приказам следует учитывать такие моменты:

  1. в журнале должны быть порядковый номер учетной записи, дата регистрации приказа, краткое содержание (о чем приказ), его регистрационный номер, контактные данные исполнителя. Может вноситься информация об ответственном за исполнение, а также кому документ направлялся для работы;
  2. номера на приказы проставляются поочерёдно;
  3. журналы, в которых осуществляется регистрация приказов, ведутся до полного заполнения и, как правило, обновляются каждый год;
  4. нумерация приказов начинается с первого месяца года (либо с месяца начала хозяйственной деятельности предприятия) и заканчивается 31 декабря текущего года;
  5. сроки хранения журналов должны соответствовать срокам хранения приказов.
  6. дата регистрации приказа должна соответствовать дате его подписания;

Важно понимать, что общая нумерация приказов, когда они не разделяются на отдельные категории по направлениям, в дальнейшем может создавать определенные неудобства, особенно в крупных компаниях. Не стоит забывать, что хранение информации, которая содержится в приказах, может составлять от 3 до 75 лет. Поэтому, рассортировав приказы по категориям вы получаете однотипную информацию.

Ее можно быстро анализировать, находить нужные данные и однотипно хранить. К журналу приказов также имеются некоторые требования.

Он должен быть пронумерован, прошит, скреплен печатью и подписью ответственного лица. В обязательном порядке он вносится в номенклатуру дел предприятия.

Заводится ежегодно. В случаях, если компания не ведет активной деятельности, допускается регистрация в одном журнале приказов разных годов.

При этом по окончанию каждого отчетного года в журнале посередине необходимо проставлять следующий год и с новой строки начинать регистрацию приказов нового года с первого номера. На самом журнале регистрации приказов проставляется год, когда его начали вести.

Помните, правильное оформление Журнала регистрации приказов позволяет существенно упростить делопроизводство, а также обеспечить функцию своевременного контроля за выполнением принятых решений.

Назначение приказов

В процессе функционирования предприятия издается множество различных распоряжений — о приеме, увольнении, назначении на должность сотрудников, об отпуске, командировках, о вопросах хозяйственной деятельности (режим работы, охрана помещения), об управленческих решениях.

Вся эта распорядительная документация относится к разным группам приказов: по личному составу (ПЛС), по основной (ПОД) и административно-хозяйственной деятельности (ПАД). А приказы по основной деятельности — это какие приказы? Исходя из названия, очевидно, что такие распоряжения регулируют аспекты, связанные с текущей деятельностью организации.

Исходя из названия, очевидно, что такие распоряжения регулируют аспекты, связанные с текущей деятельностью организации.

Это и решения руководства касательно управления, планирования, финансов, производства, покупок и продаж и прочие. При этом указы по административно-хозяйственной деятельности также относят к основным.

Однако приказы, регулирующие основные виды деятельности, должны храниться в архиве бессрочно, тогда как приказы по АХД хранятся 5 лет.

Значимые указы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, установление надбавок) надлежит хранить в течение 75 лет (п.

19 Перечня, утв. Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010). В каждом регистре по основной деятельности руководитель строго прописывает поручение, сроки его выполнения и назначает ответственных лиц.

К приказам по основной деятельности, регулирующим текущие организационные вопросы, относят:

  1. о вступлении в силу локальных нормативных актов и положений;
  2. о порядке работы разного рода комиссий в учреждении.
  3. об инвентаризации (весь комплекс инвентаризационных приказов — о проведении, о назначении комиссии, сроках и результатах);
  4. о графике отпусков;
  5. о трудовом распорядке;
  6. об утверждении (внесении) изменений, обновлении штатного расписания;

Содержание приказов, касающихся сотрудников

Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем.

Они формируются при наличии этих обстоятельств:

  1. Уход в отпуск.
  2. Отправка в командировку.
  3. Устройство сотрудника на работу или расторжение трудового соглашения.

Приказы, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме. Их содержание подразделяется на 2 части: вводная и распорядительная.

Локальные нормативные акты работодателя — разберемся в нюансах

ИнфоТретий – внутренняя информационно-справочная документация:

  1. внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
  2. другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Учет информационно-справочных документов Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции.

Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель). Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

  1. рассмотрение руководством;
  2. направление исполнителям.
  3. прием;
  4. сортировка;
  1. Перечень инструкций по охране труда (постановление 1/29);
  2. Документы, подтверждающие страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст.

    212 ТК РФ);

Программы (ст.

225 ТК):

  1. программа вводного инструктажа;
  2. программа первичного инструктажа на рабочем месте
  1. должностные инструкции на директора и сотрудников (ст.

    ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);

  2. инструкция по пожарной безопасности;
  3. инструкция по охране труда;
  1. журнал учета несчастных случаев на производстве (ст.

    ст.

  2. журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (225 ТК);
  3. журнал регистрации вводного инструктажа (ст. 225 ТК);

Какие приказы должны быть в организации: оформление и классификация

Приказ — это основной распорядительный документ предприятия.

В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: приказы по основной деятельности и по личному составу.

Внимание Рассмотрим первую группу. Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п.

Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением.

Нужно ли ежегодно обновлять приказы на совмещение,

119 юристов сейчас на сайте 2197консультаций за 24 часа Если Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните по бесплатному многоканальному телефону 8 800 505-91-11, юрист Вам поможет расширение зоны обслуживания, дополнительную работу и , если работник не уволился и дополнительным приказом доплаты не отменялись? номер вопроса №12010273 прочитан 237 раз 0 Вместе с темой «Надбавки к окладу» также ищут: Источник: http://obrazovanie-nogliki.ru/obnovlenie-prikazov-kazhdyj-god-86061/

Обязательные документы организации

Для любого юридического лица очень важно правильно организовать документооборот.

Успех бизнеса – планы на долгие годы вперед, а планы – это, прежде всего, порядок в документации. В РФ предусмотрены требования к документообороту по кадровому чету. Юристы отмечают, что грамотно оформленная кадровая документация – залог эффективной деятельности сотрудников во благо предприятия. Многие руководители относятся к приказам достаточно формально.

Многие руководители относятся к приказам достаточно формально. Но юристы отмечают, что это несколько неправильный подход, так как при первой же проверке ООО государственными органами, может быть обнаружено множество нарушений, и как следствие привлечение юридического лица к ответственности вплоть до приостановления деятельности ООО.

Юристы компании «Ордин и К» помогут Вам оформить все приказы, которые должны быть в организации на момент открытия ООО. Специалисты фирмы предлагают Вам:

  1. Оформление документов;
  2. Юридические консультации;
  3. Представительство в органах государственной власти и судах;
  4. Разрешение споров любой сложности;
  5. Ведение кадрового делопроизводства;

За получением помощи в оформлении кадровой и иной документации Вы можете обратиться в офисы ООО «Ордин и К» в Вологде и Великом Устюге.

Документы, которые должны быть у ооо

Важно

ТК РФ, в соответствии с которой системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.

В книге вы найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу; реквизиты документов.

Также узнаете, как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников; узнаете все об архиве кадровых документов: от формирования дел до уничтожения документов. Рассмотрим экспертизу ценности документов, расскажем, что делать со старыми документами и как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик.Юридически этот договор вышел из списка учредительных документов, но всё ещё существует.
Рассмотрим экспертизу ценности документов, расскажем, что делать со старыми документами и как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик.Юридически этот договор вышел из списка учредительных документов, но всё ещё существует.

При создании ООО учредители в соответствии со ст.

89 ГК РФ должны заключать такой договор.

  1. Протокол или решение о создании ООО

Все протоколы общих собраний и решения единственного участника за всю жизнь общества необходимо хранить. Самым часто используемым является протокол/решение об избрании действующего руководителя ООО, так как его регулярно запрашивают нотариусы.

Список, как правило, ведет руководитель, если иное не установлено уставом или решением участников. Список содержит сведения о каждом участнике (паспортные данные или основные данные о ЮЛ), размер доли каждого участника и сведения о её оплате, размер доли принадлежащей самому обществу с информацией о дате её приобретения обществом.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации.

Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов. Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации.

Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов. •Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов: – «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»; – «Об утверждении Номенклатуры дел на 2020 год»; – «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка». •Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации: – «О создании Канцелярии»; – «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»; – «Об утверждении Положения об архиве».

•Проведение мероприятий для решения производственных вопросов: – «О проведении аудита делопроизводства»; – «О проведении экспертизы ценности документов»; – «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив». •Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений: – «О проведении Дня охраны труда»; – «О разработке рекламной кампании серии косметических средств “Утро в Скандинавии”»; – «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

Приказы по основной деятельности — это какие приказы?


Наш материал познакомит вас с видами и формами таких приказов и поможет найти ответ на вопрос: «». Приказы по основной деятельности — что это за документы? Перечень приказов по основной деятельности предприятия Приказы по основной деятельности: образцы-2017-2018 Нумерация приказов по основной деятельности Итоги

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов.

Образец этого приказа можно посмотреть ниже. Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь.

Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании. На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново? Нет. Договор заключается один раз.

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании.

Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны. Тогда алгоритм действий будет таким: 1.

Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты: — Правила внутреннего трудового распорядка — Положение о защите персональных данных — Положение о заработной плате и премировании. Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.

2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.

3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами. Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.

Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор.

На мой взгляд удобнее работать с Актами, т.

к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания. Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее.

Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости.

Приложение к Приказу — Штатное расписание. 4. Приказ об утверждении графика отпусков. Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков.

Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет. 5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки.

При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе. 6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц. Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде.

Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями». Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников. Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя?

Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули.

Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима. 8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности.

Отсюда вытекает необходимость приказа.

Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа.

Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание».

Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска).

Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы. Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет.

Как быть? В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют». А как быть, если издали два приказа за одним номером?

Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.

Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы? — Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения; — Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника.

Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на – разберем подробно; — Приказы о начислении премий сотрудникам; — Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее. Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.

Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится! Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.

Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла.

Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы.

Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.

Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем!

Есть вопросы? Звоните! Закажите звонок Впишите свое имя и телефон. Менеджер свяжется с Вами Демо-урок Внимание!

Вам также может понравиться...