ЖКХ

Приказ о проверке по основной деятельности или кадровой

Назначение приказов


В процессе функционирования предприятия издается множество различных распоряжений — о приеме, увольнении, назначении на должность сотрудников, об отпуске, командировках, о вопросах хозяйственной деятельности (режим работы, охрана помещения), об управленческих решениях. Вся эта распорядительная документация относится к разным группам приказов: по личному составу (ПЛС), по основной (ПОД) и административно-хозяйственной деятельности (ПАД).

А приказы по основной деятельности — это какие приказы? Исходя из названия, очевидно, что такие распоряжения регулируют аспекты, связанные с текущей деятельностью организации.

Это и решения руководства касательно управления, планирования, финансов, производства, покупок и продаж и прочие.

При этом указы по административно-хозяйственной деятельности также относят к основным. Однако приказы, регулирующие основные виды деятельности, должны храниться в архиве бессрочно, тогда как приказы по АХД хранятся 5 лет.

Значимые указы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, установление надбавок) надлежит хранить в течение 75 лет (п.

19 Перечня, утв. Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010).

В каждом регистре по основной деятельности руководитель строго прописывает поручение, сроки его выполнения и назначает ответственных лиц. К приказам по основной деятельности, регулирующим текущие организационные вопросы, относят:

  1. о вступлении в силу локальных нормативных актов и положений;
  2. о графике отпусков;
  3. о порядке работы разного рода комиссий в учреждении.
  4. об инвентаризации (весь комплекс инвентаризационных приказов — о проведении, о назначении комиссии, сроках и результатах);
  5. об утверждении (внесении) изменений, обновлении штатного расписания;
  6. о трудовом распорядке;

Типичные нарушения в кадровом делопроизводстве

Вы здесь Опубликовано 2007-10-28 22:20 пользователем HRTrud «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 7 Полномочия инспекторов по труду охватывают весь спектр вопросов, связанных с использованием наемной рабочей силы, — от проверки правильности оформления трудового договора до контроля состояния рабочей среды.

Контроль за исполнением законодательства в сфере труда осуществляется в виде проверок — и чаще всего они связаны с наличием и правильностью оформления целого ряда документов, большая часть из которых — кадровая документация. Опыт автора позволяет дать обзор типичных ошибок, которые обычно выявляют инспекции по труду. Инспекции труда входят в Федеральную службу по труду и занятости РФ, которая подчиняется Министерству здравоохранения и социального развития РФ.

В соответствии с положениями ст. 357 Трудового кодекса РФ полномочия инспекторов по труду охватывают весь спектр вопросов, связанных с использованием наемной рабочей силы, — от проверки правильности оформления трудового договора до контроля состояния рабочей среды. При этом деятельность инспекторов по труду представляет собой совокупность действий по проверке условий занятости на предприятии, их анализу и оценке соответствия требованиям законодательства о труде, а также принятию решений о привлечении к ответственности виновных в нарушениях и др.

Контроль за исполнением законодательных норм осуществляется в виде проверок.

Плановая проверка проводится на любом предприятии, находящемся на подведомственной территории, в соответствии с планом, составленным инспекцией (инспектором) по труду. О плановой проверке работодатель предупреждается заранее и проводится она не чаще одного раза за два года.

Контрольная (повторная) проверка проводится для выяснения вопроса о том, выполняется ли предписание об устранении нарушений, которые были выявлены в процессе плановой проверки. Целевая проверка проводится по жалобе работника и может касаться вопросов оплаты труда, содержания и оформления трудовых договоров, условий хранения трудовых книжек и личной информации о сотрудниках и т.д.

Список документов, предъявляемых к проверке государственным инспекторам по труду, включает в себя: — устав организации (копия); — штатное расписание (копия); — график отпусков (копия); — правила внутреннего трудового распорядка (копия); — положение (инструкция) о защите персональных данных работников; — коллективный договор (копия); — положение об оплате труда (копия); — положение о премировании (стимулировании) или дисциплинарный устав (копия); — приказы (кадровые, по основной деятельности); — трудовые договоры; — личные дела; — трудовые книжки; — приходно-расходную книгу по учету трудовых книжек и вкладышей к ним; — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; — личные карточки формы Т-2; — договоры о полной материальной ответственности; — ведомости по заработной плате (за последние 3 месяца); — табели учета использования рабочего времени (за последние 3 месяца); — листки временной нетрудоспособности; — список работников (сотрудников), получивших увечье или профзаболевание; — форму расчетного листка; — образец расчета выплат по возмещению вреда здоровью; — справку об имеющейся задолженности по выплате заработной платы и другим выплатам или об ее отсутствии (в нее включаются данные о выплате зарплаты, расчете с уволенными сотрудниками, оплате отпускных, больничных, декретных, о выплате выходных пособий и других сумм при увольнении по сокращению численности или штата, о выплате компенсаций за неиспользованный отпуск и др.); — другие документы по письменному требованию государственного инспектора труда. Не менее важным вопросом является наличие документации по охране труда, которая должна быть на предприятии. Ее перечень приведен ниже: — система управления охраной труда (СУОТ); — журнал регистрации вводного инструктажа; — программа вводного инструктажа; — перечень производств и профессий, при которых обязательно прохождение медицинских осмотров; — график проведения периодических медицинских освидетельствований; — перечень бесплатно выдаваемой специальной одежды, обуви, других средств индивидуальной защиты; — личная карточка учета спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений; — журнал учета первичных инструктажей; — перечень основных вопросов инструктажа на рабочем месте; — журнал приказов и распоряжений; — приказы по созданию комиссий по проверке знаний безопасных методов труда; — протоколы комиссий двух уровней — руководители (специалисты), работники; — график проведения проверки знаний, проведения контроля по безопасности труда; — программа обучения рабочих безопасным методам труда, оказанию первой медицинской помощи; — перечень действующих инструкций по охране труда; — инструкции по охране труда; — перечень работ повышенной опасности; — приказы о назначении ответственных лиц за производство работ повышенной опасности; — журнал регистрации нарядов-допусков на работы повышенной опасности; — перечень профессий и видов работ, к которым предъявляются повышенные требования по технике безопасности; — журнал выдачи документации по охране труда; — приказы о назначении ответственных лиц по безопасной эксплуатации грузоподъемных машин и электрохозяйства; — приказ о допуске к работе персонала, обслуживающего грузоподъемные механизмы; — планирование мероприятий по охране труда; — журнал регистрации несчастных случаев на производстве; — акты о несчастных случаях и материалы расследования; — перечень должностей ИТР и электротехнологического персонала, которые должны иметь квалификационную группу по электробезопасности, перечень профессий и рабочих мест, требующих присвоение I группы, II группы (удостоверения по электробезопасности); — приказ на комиссию по наблюдению за состоянием эксплуатации зданий и сооружений; — приказ на лицо, ответственное за газовое хозяйство.

Кроме плановой, целевой и контрольной проверок, может быть проведена и проверка комплексная — она проводится на конкретном предприятии с целью контроля соблюдения трудового законодательства в целом. Любая из проверок может тоже выявить целый ряд нарушений (табл. 1). Таблица 1 Нарушения, влекущие за собой наказания и ответственность работодателя Нарушения Наказания Нарушение законодательства о труде и об охране труда Административная ответственность по ст.

5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Наложение административного штрафа: на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб. Если они ранее подвергались наказанию за аналогичное нарушение — дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток Уклонение от участия в переговорах о заключении коллективного договора, соглашения либо нарушение установленного срока их заключения, а равно необеспечение работы комиссии по заключению коллективного договора, соглашения в определенные сторонами сроки, совершенные работодателем или лицом, его представляющим Административная ответственность по ст. 5.28 КоАП РФ. Наложение административного штрафа в размере от 1000 до 3000 руб. Непредоставление информации, необходимой для проведения коллективных переговоров и осуществления контроля за соблюдением коллективного договора, соглашения Административная ответственность по ст.

5.29 КоАП РФ. Наложение административного штрафа в размере от 1000 до 3000 руб. Необоснованный отказ работодателя или лица, его представляющего, от заключения коллективного договора, соглашения Административная ответственность по ст. 5.30 КоАП РФ. Наложение административного штрафа в размере от 3000 до 5000 руб.

Нарушение или невыполнение работодателем или лицом, его представляющим, обязательств по коллективному договору, соглашению Административная ответственность по ст. 5.31 КоАП РФ. Наложение административного штрафа в размере от 3000 до 5000 руб. Уклонение работодателя или его представителя от получения требований работников и от участия в примирительных процедурах, в том числе непредоставление помещения для проведения собрания (конференции) работников в целях выдвижения требований или создание препятствий проведению такого собрания (такой конференции) Административная ответственность по ст.

5.32 КоАП РФ. Наложение административного штрафа в размере от 1000 до 3000 руб. Невыполнение работодателем или его представителем обязательств по соглашению, достигнутому в результате примирительной процедуры Административная ответственность по ст.

5.33 КоАП РФ. Наложение административного штрафа в размере от 2000 до 4000 руб. Увольнение работников в связи с коллективным трудовым спором и объявлением забастовки Административная ответственность по ст. 5.34 КоАП РФ. Наложение административного штрафа в размере от 4000 до 5000 руб. Отказ работодателя в приеме на работу инвалида в пределах установленной квоты Административная ответственность по ст.
Отказ работодателя в приеме на работу инвалида в пределах установленной квоты Административная ответственность по ст. 5.42 КоАП РФ. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.

Необоснованное увольнение, необоснованный отказ в приеме на работу (например, беременной женщины или женщины, имеющей детей в возрасте до 3 лет) Уголовная ответственность по ст. 145 Уголовного кодекса РФ (УК РФ). Штраф 200 000 руб., или в размере заработной платы или другого дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательные работы на срок от 120 до 180 часов Невыплата заработной платы, пенсий, стипендий, пособий и иных установленных законом выплат, совершенная руководителем организации, работодателем — физическим лицом из корыстной или иной личной заинтересованности Уголовная ответственность по ст.

145.1 УК РФ возлагается на руководителя организации, работодателя — физическое лицо.

Штраф до 120 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 1 года, либо лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет, либо лишение свободы на срок до 2 лет Если невыплата зарплаты, пенсий, стипендий, пособий и иных установленных законом выплат привела к тяжким последствиям (массовое увольнение сотрудников, болезнь/ смерть сотрудника или члена его семьи по причине отсутствия средств на питание/лечение, забастовка, голодовка, выселение сотрудника из квартиры из-за задолженности по коммунальным платежам) Уголовная ответственность по ст. 145.1 УК РФ возлагается на руководителя организации, работодателя — физическое лицо. Штраф от 100 000 до 500 000 руб.

или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 3 лет либо лишение свободы на срок от 3 до 7 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового Нарушение правил охраны труда (техники безопасности), если это повлекло по неосторожности причинение тяжкого вреда здоровью человека Уголовная ответственность по ст. 143 УК РФ. Штраф до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо исправительные работы на срок до 2 лет, либо лишение свободы на срок до 1 года Нарушение правил охраны труда (техники безопасности), повлекшее по неосторожности смерть человека Уголовная ответственность по ст.

143 УК РФ. Лишение свободы на срок до 3 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового После проверки инспектор составляет акт (даже если не было обнаружено нарушений), в котором отражаются предмет проверки (что проверялось) и выявленные нарушения. При обнаружении нарушений инспектор составляет протокол, который вручается работодателю в течение суток, иначе он считается недействительным.

Для устранения выявленных нарушений инспектор по труду выписывает на имя руководителя предприятия предписание, в котором указывается, что и в какие сроки должно быть исправлено. Если ситуация не исправлена, инспектор может приостановить работу организации до устранения нарушений. , которые выявляются в ходе проверок инспекции по труду, приведены в табл.

2. Таблица 2 , выявляемые в ходе проверок инспекции по труду, и требования к документации Объект проверки Возможные нарушения Требования к документации Трудовые договоры с сотрудниками Отсутствие трудовых договоров. Неправильное оформление. Неправомерное использование срочных трудовых договоров. Неправомерное использование договоров подряда вместо трудовых договоров.

Отсутствие регистрации трудовых договоров Трудовой договор должен быть оформлен в двух экземплярах: один выдается работнику под расписку, другой хранится на предприятии в личном деле работника либо в деле «Трудовые договоры с работниками». Все страницы договора должны быть подписаны работодателем и наемным работником. В тексте договора должны быть указаны все обязанности и права работника, а также определен испытательный срок.

Недопустимо уменьшение зарплаты на период испытательного срока. Изменение условий трудового договора оформляется дополнением к нему и только с письменного согласия работника, если изменения вызваны организационными причинами и не ухудшают положение работника, то не требуется его письменного согласия.

Соответствие условий трудового договора положениям коллективного договора (если он есть).

Все трудовые договоры в обязательном порядке должны регистрироваться в отдельном журнале Штатное расписание Отсутствие. Несоответствие реальной структуре персонала. Названия должностей по штатному расписанию не соответствуют записям в трудовых договорах Штатное расписание — обязательный документ (унифицированная форма Т-3), в нем указываются: — наименования должностей в каждом структурном подразделении; — количество штатных единиц; — оклад и надбавка каждой должности; — месячный фонд зарплаты.

Оно должно обновляться каждый раз при изменении структуры предприятия (реорганизации). Названия должностей и профессий, указанные в трудовых договорах, должны быть в строгом соответствии со штатным расписанием Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) Отсутствие.

Работники не ознакомлены с его содержанием или это произошло с опозданием ПВТР — обязательный документ.

Сотрудники должны быть с ним ознакомлены под расписку при приеме на работу или за 2 месяца до утверждения ПВТР.

В правилах устанавливаются: — порядок приема на работу и увольнения работников; — права, обязанности и ответственность сторон трудовых отношений; — режим работы; — перерывы на отдых и питание; — отпуска; — дни выдачи зарплаты Трудовые книжки Отсутствие трудовых книжек работников на предприятии. Отсутствие трудовых книжек у сотрудников, поступивших на работу впервые. Неправильное заполнение. Неправильное хранение.

Отсутствие журнала учета трудовых книжек Предприятие обязано оформлять трудовую книжку на каждого штатного сотрудника, проработавшего более пяти дней Оформление трудовой книжки, внесение записей осуществляются в строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждаются Постановлениями Правительства РФ и другими нормативными документами.

Трудовые книжки должны храниться на предприятии с соблюдением условий, исключающих свободный доступ к ним (в постоянно запертом сейфе). По требованию работника можно выдать только заверенную копию трудовой книжки (ее нельзя выдавать на руки).

На предприятии должен вестись журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним, в котором отмечаются получение книжки с указанием ее реквизитов при приеме на работу и выдача при увольнении под роспись Личная карточка работника Отсутствие. Неправильное ведение и хранение.

Не ведется регистрация Личная карточка по унифицированной форме Т-2 заводится на каждого штатного работника при поступлении на работу.

Все изменения условий занятости должны своевременно заноситься в эту форму со ссылкой на приказ руководителя предприятия. Личные карточки хранятся только в отдельных делах (папках). Регистрация личных карточек обязательно ведется в отдельном журнале Табель учета рабочего времени Отсутствие.

Неправильное ведение и небрежное хранение Ведение табеля учета рабочего времени обязательно для предприятий всех форм собственности.

В нем должны учитываться все виды затрат рабочего времени, включая сверхурочную работу (не больше четырех часов два дня подряд и 120 часов в год), а также работу в выходные и праздничные дни.

В табеле также должно учитываться рабочее время женщин со льготами, несовершеннолетних: сотрудники в возрасте с 14 до 16 лет могут работать только 24 часа в неделю с согласия одного из родителей (или попечителей); если они учатся, то могут работать не более 2,5 часов в день; сотрудники в возрасте 16 — 18 лет могут работать 7 часов в день и не более 36 часов в неделю, совместители — не более 4 часов в день и не более 16 часов в неделю, инвалиды — не более 35 часов в неделю Кадровые приказы Отсутствие.

Неправильное оформление. Отсутствие регистрации.

Нарушение правил хранения На предприятии должны быть приказы: о приеме на работу (форма Т-1); о переводе (формы Т-5 и Т-5а); об отпусках (формы Т-6 и Т-6а); об увольнении (формы Т-8 и Т-8а); о командировке (формы Т-9 и Т-9а); о поощрении (формы Т-11 и Т-11а); о дисциплинарных взысканиях; о сверхурочных работах; об отстранении от работы; о временном переводе (производственная необходимость); другие Положение (инструкция) о защите персональных данных работника Отсутствие. Работники не ознакомлены с его содержанием В положении устанавливается порядок сбора, обработки, учета и хранения персональных данных сотрудника, например: — заявление о приеме на работу; — копия приказа о приеме на работу; — копия трудового договора; — личная карточка; — копия паспорта; — копии приказов о переводах; командировках и т.п.; — копии дипломов, других документов об образовании; — медицинское заключение, если для работы необходим медосмотр. Работник должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Сотрудник имеет право знакомиться с содержанием своего личного дела График сменности Отсутствие. Нарушение установленных законом требований к чередованию времени труда и отдыха Если работа в организации посменная, график сменности составляется в обязательном порядке.

В графике учитывается нормальная продолжительность рабочего дня — 40 часов в неделю.

Для некоторых категорий работников продолжительность меньше (несовершеннолетние и т.д.). Сотрудники должны быть ознакомлены с графиком не позднее чем за месяц до его утверждения. Нельзя устанавливать для одного и того же сотрудника две смены подряд График отпусков Отсутствие. Нарушение установленных законом требований к чередованию времени труда и отдыха График отпусков должен быть обязательно.
Нарушение установленных законом требований к чередованию времени труда и отдыха График отпусков должен быть обязательно.

Он утверждается руководителем организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Изменения в график отпусков оформляются приказом.

Сотрудники должны быть ознакомлены с графиком отпусков под расписку после подписания руководителем.

Каждый работник должен быть извещен за две недели о начале отпуска. Отпуск несовершеннолетним предоставляется в любое время Документы по охране труда Отсутствие или в не полном объеме. Нарушения при составлении и ведении отчетности и др.

Правила техники безопасности должны быть обязательно. Работники должны быть ознакомлены под роспись с правилами техники безопасности в момент приема на работу.

Если в организации работает более 100 человек, то необходимо создать службу охраны труда или ввести должность специалиста по охране труда. Альтернатива: предприятие заключает соответствующий договор с фирмой, оказывающей услуги по охране труда Инспектор, составивший протокол, составляет и постановление о назначении наказания (форма постановления утверждена тем же Приказом).

Альтернатива: предприятие заключает соответствующий договор с фирмой, оказывающей услуги по охране труда Инспектор, составивший протокол, составляет и постановление о назначении наказания (форма постановления утверждена тем же Приказом).

Наказание может быть в форме штрафа или в форме дисквалификации. Штраф может быть наложен за любое нарушение трудового законодательства. Работодатель обязан оплатить штраф в течение 30 дней после истечения срока на обжалование.

Дисквалификация — запрет на занятие руководящих должностей в течение времени, которое установит суд (обычно 1 — 3 года).

Дисквалификация применяется при повторном нарушении.

Исполняя функции работодателя, предприниматели становятся полноправными субъектами социально-трудовых отношений. А это означает, что они должны оказывать содействие реализации государственной политики занятости. Их роль состоит в обеспечении и поддержании достойных условий занятости для наемных работников, в выполнении ряда обязательств, возникающих в случаях, когда, выполняя свои обязанности, работник получил профессиональное заболевание или травму, а также при высвобождении рабочей силы.

Литература Кибанов А., Эсаулова И., Митрофанова Е.

Управление трудовыми ресурсами. М.: ИНФРА-М, 2009. И.Эсаулова К.
э. н., доцент кафедры менеджмента и маркетинга Пермского государственного технического университета Подписано в печать 12.06.2009 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Нумерация приказов по основной деятельности

Процедура присвоения номера приказу по основной деятельности законодательно не регламентирована.

Общепринято нумеровать ПОД отдельно от ПЛС и ПАД, начиная отсчет с каждого нового календарного года. Нумерация позволяет не только организовать упорядоченную систему регистрации ПОД, но и дает возможность быстрого нахождения приказа по его номеру в огромном море управленческой документации компании.

Нумерация позволяет не только организовать упорядоченную систему регистрации ПОД, но и дает возможность быстрого нахождения приказа по его номеру в огромном море управленческой документации компании.

Крупные холдинги со значительным и многообразным по форме и содержанию документооборотом разрабатывают самостоятельно нумерологическую систему, закрепляя ее в отдельном локальном акте. Таким образом организуется единая для всего предприятия система нумерации приказов (в том числе ПОД). Для таких компаний характерно присвоение сложносоставных номеров с индексами после разделительной черты или дефиса, например, № 238/о или № 698-у.

Значение каждого индекса расшифровывается в отдельной инструкции или локальном акте.

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

Наш словарик Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации.

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего.

Большинство решений руководителя оформляется именно им. Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред.

от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица): Таблица Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010 Вид приказа Срок хранения Примечание По основной (профильной) деятельности Постоянно Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010 По личному составу 75 лет, если приказ создан до 2003 года; 50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года 5 лет для приказов: – о дисциплинарных взысканиях; – ежегодных оплачиваемых отпусках; – об отпусках в связи с обучением; – о дежурствах; – краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках По административно-хозяйственным вопросам Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется.

В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций. ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ? Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов; 2) то же, что и приказ.

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами.

Это допустимо.

Чем отличаются кадровые приказы от приказов по личному составу?

Сообщества: преображение!

Отмену «сухого закона» на дорогах поддерживают более половины россиян Кризис среднего возраста При социализме у многих людей была уверенность в завтрашнем дне, а как сейчас кто решает свое обеспечение в пенсионном возрасте? Уволился, а премию не дали Покритикуйте моё резюме! Нужны советы и помощь, как правильно забрать долги с работодателя и уволиться?

Все новые темы Госдума разрешила ФСБ применять оружие при скоплении людей для предотвращения теракта Политика 1сс | 27 комментариев (последний в 11:43) Будущее Байкала Политика Amnis | 11 комментариев (последний в 11:39) Всем нам и тем, кого не успели поздравить (Черепашка Тортила) ВЗАИМНОСТЬ, Семейная Группа =Кентавр= | 19 комментариев (последний в 07:26) Я говорю вам до свиданья, расставанья не для нас.

Стихи и Проза А вот и Полли | 11 комментариев (последний в 22:31) Идеальный муж Стихи и Проза А вот и Полли | 22 комментария (последний в 22:17) Все новые темы Обновлённые HR-Сообщества: hr.superjob.ru Olga2011 Чем отличаются приказы по личному составу от кадровых приказов? или это одно и тоже? Работа в Москве Работа в Нижнем Новгороде Работа в Новосибирске Работа в Самаре Работа в Екатеринбурге Работа в Санкт-Петербурге Работа в Уфе Работа в Тюмени Работа в Краснодаре Работа в Красноярске Работа в Астане Работа в Киеве Работа в Минске Производственный календарь Тарифы © 2000–2019 Superjob

Юридические аспекты

За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель.

А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель.

Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота. В 2016 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ.

В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо».

Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации. Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже. Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе.

К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново? Нет. Договор заключается один раз.

Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов. Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким: 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты: — Правила внутреннего трудового распорядка — Положение о защите персональных данных — Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании. 2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.

3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами. Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же.

Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.

Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания. Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ.

Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее.

Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости.

Приложение к Приказу — Штатное расписание. 4. Приказ об утверждении графика отпусков. Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет. 5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом.

Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе. 6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.

Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу.

Некоторые приходят «за новостями». Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников. Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя?

Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки.

Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора.

Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима. 8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета. Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан.

Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.

Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной.

Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа.

Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание».

Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы. Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее.

Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть? В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют».

А как быть, если издали два приказа за одним номером?

Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.

Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?

— Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения; — Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника.

Это категорически запрещено законом.

Как это оформить правильно? Приходите на – разберем подробно; — Приказы о начислении премий сотрудникам; — Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее. Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.

Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится! Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью.

Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.

Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла.

Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее.

Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника. Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем! Есть вопросы? Звоните! Закажите звонок Впишите свое имя и телефон.

Менеджер свяжется с Вами Демо-урок Внимание!

С целью защиты информации от несанкционированного копирования демо-версия урока загружается с минимальной скоростью.

Дисциплинарные приказы (пример)

Группа дисциплинарных приказов также отличается многообразием. Сюда входят разного рода распоряжения работодателя о наказаниях членов трудового коллектива за нарушение внутрифирменных положений, распоряжений и указаний, огрехи в соблюдении трудовой и технологической дисциплины и др. Приказы данной группы не могут оформляться только на основании желаний администрации компании, поэтому требуют к себе повышенного внимания.

К примеру, приказ о дисциплинарном наказании является заключительным этапом в следующем алгоритме действий работодателя:

  1. изучение обстоятельств и условий произошедшего нарушения трудовой дисциплины;
  2. обработка первично поступившей информации о факте нарушения трудовой дисциплины;
  3. объективная оценка полученной информации;
  4. получение от работника объяснений в письменной форме;
  5. вынесение мотивированного решения по виду и форме наказания работника.

Он может иметь следующий вид: Общество с ограниченной ответственностью «Сфера» ПРИКАЗ «14» января 2020 года № 9/к О дисциплинарном взыскании Евсеев Семен Викторович, токарь 2-го разряда, 10.01.2020 отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины с 13:00 до 17:00, чем нарушил ст. 21 ТК РФ и правила внутреннего трудового распорядка компании.

На основании вышеизложенного и рапорта начальника смены Тарасова П. Н. от 10.01.2020, письменного объяснения Евсеева С.

В., оформленного в присутствии комиссии акта об отсутствии на работе указанного сотрудника от 10.01.2020, графика рабочего времени на январь 2020 года ПРИКАЗЫВАЮ:

  • За грубое нарушение трудовых обязанностей — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (прогул) Евсееву Семену Викторовичу (таб. № 00365) объявить замечание и снизить премию за январь 2020 года на 30%.
  • Инспектору по кадрам Дерябиной С. А. копию приказа направить в ОТиЗ, ознакомить работника под подпись.

Директор ООО «Сфера» Сотников /Сотников Н.

Е./ С приказом ознакомлен: Евсеев /Евсеев С. В./ 14.01.2020 Разобраться с нюансами дисциплинарной группы приказов и сопутствующих им документов помогут материалы нашего сайта:

  1. ;
  2. ;
  3. .

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего.

При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании. Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год. Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности.

Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево. Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами.

Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика.

Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами. Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу. Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Разновидности приказов

Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании.

Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства. Приказы делят по разным видам. В частности:

  1. По основной деятельности. В эту группу можно поместить все остальные распоряжения, которые не вписываются в приказы по личному составу.
  2. По личному составу. Для долгосрочных — до 2003 года – 75 лет, для краткосрочных – 5 лет. К краткосрочным относятся приказы о выговорах, отпусках, командировках и пр. А к долгосрочной группе приказов относят бумаги о принятии на работу, увольнении, смене фамилии и других персональных данных.

Регистрация и хранение приказов

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующем журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений. Приказы по основной деятельности имеют срок хранения «постоянно». Приказы по административно-хозяйственным вопросам — срок хранения 5 лет.

Приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении сотрудников хранятся 75 лет.

Однако приказы о предоставлении учебных отпусков, дежурств, взысканиях, краткосрочных внутри России командировках имеют срок хранения 5 лет в соответствии со ст.

6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Располагаются приказы в деле по порядковым номерам приказов. Библиография 1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Главархив. 1991. 2. 3. Доронина Л.

А. Организация документооборота: Учебно-методическое пособие. М.: ГУУ, 2005. 4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002. Л.

Вам также может понравиться...