Земельное право

Как правильно заверять трудовую и ставить печать

Оформление трудовых отношений


Основным документом, регламентирующим взаимоотношения между работником и работодателем, является Трудовой кодекс Российской Федерации. Согласно взаимные обязательства работника и работодателя фиксируются в трудовом договоре. С момента заключения указанного соглашения у его сторон возникают права и обязанности, общий перечень которых приведен в и . Помимо исполнения обязательств, перечисленных в вышеназванных статьях ТК РФ, работодатель должен вести на своих работников трудовые книжки.

Записи в них, как следует из содержания , подлежат внесению по истечении пяти рабочих дней с момента начала исполнения должностных обязанностей соответствующим физическим лицом.

Правительство Российской Федерации своим утвердило Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Названные предписания являются обязательными к применению работниками, а также организациями и индивидуальными предпринимателями. В соответствии с каждый работник может затребовать у своего работодателя заверенную копию трудовой книжки. Эта же норма устанавливает обязанность последнего в течение трех рабочих дней удовлетворить указанный запрос физического лица.

Однако образца копии трудовой книжки, заверенной работодателем, названный акт нормотворчества не содержит.

Следует отметить, что предусматривает аналогичное право работника на получение копий документов, связанных с выполнением им своих должностных обязанностей.

Указанное физическое лицо может запросить надлежащим образом заверенную выписку из трудовой книжки. Внимания заслуживает тот факт, что положения ТК РФ также не отвечают на вопрос, как заверить копию трудовой книжки.

Образец оформления такого документа в предписаниях Кодекса также не содержится.

Как правильно заверить копию трудовой книжки для получения кредита?

Заверяем трудовую книжку Если книжка на руках, надо только обратиться в нотариальное бюро, чтобы там заверили ее копию. Требуется приготовить для процедуры нотариального заверения паспорт или другой документ, который подтверждает вашу личность.

Когда таких документов нет, вы можете использовать доверенность.

Когда все правила соблюдены (установлена личность, соблюдены требования, выдвигаемые законом к заверяемой документации), нотариус ксерокопирует трудовую книжку и заверяет ее в соответствии с установленным образцом. В среднем вся эта процедура занимает полчаса. При наличии трудовых отношений, которые оформлены согласно ТКРФ, трудовая книжка обязана храниться в организации-работодателе.
При наличии трудовых отношений, которые оформлены согласно ТКРФ, трудовая книжка обязана храниться в организации-работодателе. Потому для получения копии надо обратиться к кадровикам или непосредственно руководителю.

Следует написать заявление на имя директора по поводу получения заверенной копии книжки для предоставления ее в банк.

Надо учитывать, что на осуществление процедуры у кадровика есть 3 рабочих дня. Отдел кадров выдаст вам заверенную копию книжки. Удостоверьтесь, что в копии содержатся все обязательные реквизиты.

Внизу страницы на каждом листе должны наличествовать:

  • фраза «Копия верна»;
  • ФИО, должность и подпись лица, которое уполномочено заверять копию книжки;
  • дата заверения.
  • печать организации-работодателя;

Последняя страница, помимо вышеперечисленных записей, должна обязательно содержать следующее:

  1. запись «Работает по настоящий момент в должности…»;
  2. ФИО заверителя, его должность, подпись, дата, печать.

Такая копия действует месяц со дня заверения. Если работник увольняется или в трудовой книжке появляются дополнительные записи, документ утрачивает силу.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: +7 (499) 653-64-11 (Москва)+7 (812) 317-55-28 (Санкт-Петербург) В некоторых ситуациях может возникнуть необходимость в предоставлении для каких-либо целей копии трудовой книжки. Например, ее могут потребовать при выдаче кредита.

Четких указаний и регламентов по поводу изготовления её копии нет, освещены только отдельные нюансы. Поэтому стоит рассмотреть их более подробно, чтобы разобраться в том, как правильно сделать копию трудовой книжки.

Такой документ, как трудовая книжка, содержит все основные сведения, имеющие непосредственное отношение к рабочей деятельности сотрудника. Поскольку эта информация считается основанием для расчета стажа и пенсии, существуют строгие требования к оформлению и внесению записей.

Это же касается и хранения. Книжка должна быть у работодателя – в той организации, где сотрудник работает в данное время. На руки её можно выдавать только при увольнении. Поэтому при возникшей необходимости предоставить какие-либо данные, возникает вопрос – как правильно делать копию трудовой книжки?

Эта задача – обязанность работодателя, поскольку данный документ хранится именно у него. Сами сотрудники не могут лично делать копии, поэтому и все вопросы о том, как оформить копию трудовой книжки, касаются только работодателя.

Обычно заявление подобного рода подразумевает использование копировальной техники, чтобы получить всё необходимое. Четкого регламента о том, как делать копию трудовой книжки, нет.

Поэтому если сотрудник подал соответствующую заявку, следует откопировать нужные страницы, а также дополнить их заверяющей подписью. На основании заявления работодатель обязан предоставить сотруднику копии любых документов, которые связаны с работой. Со стороны работника необходимо только заявление.

Остальные вопросы о том, как делается копия трудовой книжки, не имеют к нему отношения. В свою очередь, работодатель должен выполнить просьбу в течение 3-х дней.

Обычно эту работу поручают кадровому подразделению, если такое есть в организации. Либо это делает сотрудник, работающий с кадрами. При выдаче копии необходимо заверить ее печатью и подписью руководителя. Также указывают дату её изготовления и тот факт, что оригинал данного документа хранится в конкретной организации.

Также указывают дату её изготовления и тот факт, что оригинал данного документа хранится в конкретной организации. Что еще нужно учитывать, чтобы знать, как сделать копию трудовой книжки? Существуют требования государственного стандарта.

Они говорят о том, что:

  1. ставят и дату подтверждения.
  2. кроме того, следует указать данные и подпись лица, подтверждающего эту копию, с расшифровкой;
  3. ниже подписи также должна присутствовать формулировка «Верно»;

Как можно понять, требований не так уж много, а сам процесс сводится к использованию копировальной техники и внесению нужной информации. Поэтому образец, как правильно оформить копию трудовой книжки, обычно не нужен.

Есть еще один момент, который может быть важен для тех, кто задается вопросом, как делать копию трудовой книжки. Поскольку это многостраничный бланк, то может потребоваться сделать большое количество страниц. В этом случае можно заверять только последний лист копии, предварительно прошив и соединив все остальные, а также пронумеровав их.

На последнем листе должно быть указано количество копий, затем ставят подтверждающий штамп и подпись. Причём штамп должен заходить и на небольшой листок, который используют для приклеивания нити, удерживающей копии.

На практике бывают случаи, когда для подтверждения факта трудовой деятельности или стажа некоторые субъекты (к примеру, кредитная организация или потенциальный работодатель) могут запросить у физического лица копию трудовой книжки. Законодательством порядок изготовления и представления такой копии напрямую не урегулирован, но некоторые аспекты того, как правильно сделать копию трудовой книжки, все же нуждаются в дополнительном разъяснении. Рассмотрим их подробно. Статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации гласит, что трудовая книжка – это документ, который содержит сведения о трудовой деятельности и стаже сотрудника.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

  1. в Инструкции, закрепленной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).
  2. в Правилах, закрепленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);

Трудовая книжка ведется работодателем и находится у него на хранении. Следовательно, доступ к этому документу работник имеет только в случае увольнения, так как в этом случае трудовая книжка выдается ему на руки.

При очередном трудоустройстве работодатель также заберет трудовую книжку у принятого на работу сотрудника.

Такой порядок установлен положениями статей 65, 66, 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Следовательно, сделать копию или выписку из трудовой книжки работник (за исключением случаев, когда он не осуществляет трудовую деятельность, вследствие чего трудовая книжка находится у него на руках) может, только обратившись к своему работодателю (или к представителю нанимателя, если вопрос касается государственной или муниципальной службы).

На основании статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации и пункта 7 Правил работодатель обязан предоставить работнику по его требованию копию или выписку из трудовой книжки. Вопрос же о том, как правильно оформить копию трудовой книжки, а также образец такого оформления напрямую законодательством не урегулированы.

Однако полагаем, что в ситуации, когда у лица просят предоставить копию трудовой книжки, имеется в виду копия, сделанная при помощи копировальной техники (другими словами, ксерокопирования), с проставлением подтверждающей идентичность оригиналу подписи. Работодатель на основании статьи 62 Трудового кодекса обязан предоставить работнику копии любых документов, связанных с работой, следовательно, не является исключением и копия трудовой книжки.

Вообще не поставлена печать

Самый простой способ исправить такой недочет – обратиться по предыдущему месту работы, чтобы там поставили печать.

Однако не стоит затягивать с этим решением, поскольку организация может претерпеть структурные изменения и в этом случае необходимо будет получить дополнительную справку от бывшего работодателя, либо в случае его реорганизации – от правопреемника.

Как заверить трудовую книжку — образец

Очень часто возникают ситуации, когда необходимо предоставление трудовой книжки. Это может быть оформление кредита в банке или различных субсидий в соответствующих органах.

Но согласно положений Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки сотруднику до момента увольнения последнего.

Поэтому для предоставления по месту требования оформляется копия или выписка трудовой книжки.

  • Право заверять копии трудовых книжек имеет ограниченный круг сотрудников. Это, как правило, руководитель предприятия или начальник отдела кадров. На небольших фирмах при отсутствии отдела кадров заверить документ может главный бухгалтер. Если копия трудовой книжки требуется пенсионеру или неработающему на данный момент человеку, можно обратиться в отдел кадров по последнему месту работы, специалисты которого обязаны оформить документ надлежащим способом.
  • Для получения копии или выписки необходимо подать заявление на имя руководителя предприятия, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Такая практика существует в крупных организациях с большим количеством сотрудников. Сотруднику небольшой структуры достаточно ограничиться устным сообщением о необходимости получить копию трудовой книжки. Согласно п.7 Постановления правительства РФ №225 от 16.04.03г., соответствующее должностное лицо выдает такой документ не позднее 3 дней с момента подачи заявления.
  • Можно заверить только последний лист скопированной трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. Оттиск печати должен располагаться на подписи, частично на бланке с информацией и на последнем листе трудовой книжки, к которому он клеится.
  • Не всегда требуется полная копия трудовой книжки. Зачастую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж. Тогда сотрудник отдела кадров снимает копию только с первой страницы, содержащей личные данные, и со страниц, относящихся к требуемому периоду. Не обязательно снимать копии на ксероксе. Можно набрать идентичный текст на компьютере. Этот способ предпочтительнее, если записи в книжку внесены неразборчивым почерком или невозможно сделать качественную ксерокопию.
  • Копия трудовой книжки будет иметь юридическую силу, если она заверена надлежащим способом. На каждую страницу наносится надпись «Копия верна», которая подтверждается подписью уполномоченного лица и печатью. При этом обязательно указываются фамилия и инициалы заверяющего лица. Ксерокопия листа трудовой книжки с последней записью маркируется фразой «Работает по настоящее время» и заверяется аналогично другим страницам. Оттиск печати должен располагаться непосредственно на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. В противном случае копия может быть признана недействительной.

Следует очень внимательно отнестись к оформлению дубликата или выписки из трудовой книжки, так как неправильно заверенная копия может быть признана недействительной. Источник: http://sovetclub.ru/kak-zaverit-trudovuyu-knizhku-obrazec

Нотариальное заверение

копии требуется только тогда, когда об этом прямо заявлено в описании комплекта бумаг. С нотариальным заверением чаще сталкиваются предприниматели и юридические лица, например, при регистрации ООО.

Но в отдельных случаях такими услугами вынуждены пользоваться и простые граждане. Например:

  1. принятие наследства;
  2. переводы документов с иностранных языков;
  3. договоры купли-продажи недвижимости, если число собственников больше одного.
  4. брачные контракты;
  5. доверенности с передачей прав;

Услуги нотариуса платные, заверение одной страницы обойдётся в 1-2 тысячи рублей.

Для визирования нотариусу обязательно потребуется подлинник.

Альтернативный способ заверения копии трудовой книжки

Трудовая книжка и ее копия может быть оформлена и другим способом.

Все скопированные страницы сшиваются и пронумеровываются. Шнур необходимо вывести на последней странице документа и приклеить маленьким бумажным квадратом. На нем ответственное лицо ставит подпись и печать организации. Также в обязательном порядке нужно прописать количество листков. Каждая страница должна быть на отдельном листе А4 формата.

Каждая страница должна быть на отдельном листе А4 формата. Работодатель или лицо, уполномоченное вести данные документы, должны знать, где ставить печать на копии трудовой книжки.

На последней странице делается запись «Копия верна», уполномоченное лицо ставит личную подпись и печать организации.

Необходимость в копии

Потребность в таком документе может возникнуть у работника в различных ситуациях. Наиболее распространенными из них являются:

  • Для определения причин увольнений с предыдущих мест. Такая информация может быть важной для нового работодателя, если человек пытается трудоустроиться на дополнительную работу.
  • Для подтверждения трудоустройства при оформлении льгот и пособий.
  • Для подтверждения сведений, указанных в анкете, например для получения определенных документов.
  • Для определения длительности общего стажа, а также постоянства работы на последнем месте. Эта информация часто является необходимой кредитным организациям.
  • В качестве подтверждения наличия работы у человека для кредитной организации при оформлении запроса на кредит.

Раньше заверенная трудовая требовалась для получения загранпаспорта.

В настоящее время этот документ не требуется, однако некоторые отделы иногда могут запрашивать ее. Знайте, что это незаконно, так как все государственные учреждения обязаны действовать по строго установленному регламенту, в котором обязательно прописывается перечень необходимых документов.Иногда копия трудовой может потребоваться при оформлении визы для въезда в другое государство. Так как им важно знать, что вас что-то связывает с вашей страной, а также вы должны иметь постоянный источник дохода.

Законодательство

Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него.

И он несете полную ответственность за них. Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62. В ней сказано, что предоставить оригинал допускается только в случае необходимости его подачи в Соцстрах.

А сотрудник, получивший ее на руки из Соцстраха, обязан вернуть работодателю ее не позднее 3 дней.

Во всех остальных случаях должна выдаваться копия или выписка книжки.В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке. Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия. При отсутствии таких доказательств работодатель может только вписать имеющиеся у него сведения и общее количество трудовых лет.За несоблюдение правил хранения книжки на работодателя и организацию может быть наложен штраф.

Для должностного лица он составит не более 5 тысяч рублей, а для организации 30-50 тысяч рублей.Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке.

Можно ли завести вторую трудовую: законное основание и причины

Сегодня, когда по стране уверенно шагает экономический кризис, многие граждане стараются повысить уровень своих доходов. Так, например, многие спешат устроится на вторую работу по совместительству. Но не всегда работодатель с первой работы радостно приветствует такое решение, чаще основные работодатели против такого действия.

… Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-47-72.

Где и как делают заверку?

Процедура совершается по основному месту работы.

В небольших организациях работнику не обязательно писать заявление в письменной форме, достаточно устной просьбы. Но в масштабных компаниях отдел кадров имеет право попросить письменное обращение. В течение трехдневного срока данное требование должно быть выполнено. Правильно заверенная трудовая книжка имеет подпись руководителя и печать организации.

Правильно заверенная трудовая книжка имеет подпись руководителя и печать организации. Если этих атрибутов не будет, то юридической силы копия не имеет и считается недействительной.

Если трудовая книжка содержит непонятные и неразборчивые фразы, то страничку нужно набрать на компьютере. В остальных случаях достаточно отсканировать или скопировать оригинал документа. Если копия будет некачественна, то организация, которая ее потребовала, имеет право не принять такой документ.

Для чего необходима копия ТК

Иногда работники просят специалистов кадровой службы . Например, образец заверения копии трудовой книжки 2019 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита. Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка.

Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2019. Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы (). Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее.

Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу

Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем. Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника.

А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.

С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т.

ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв.

приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа): Верно Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год. Должность Подпись Расшифровка Дата, печать Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:

  • Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, поэтому указать номер дела не получится. Это не страшно — запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «ХХХ»».
  • Это многостраничная копия. Поэтому заверительную надпись нужно делать на каждой странице.
  • На последней странице обязательно нужно написать «Работает по настоящее время» и указать дату выдачи копии. Как правильно делать эту надпись, смотрите на нашем образце.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой.

В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам. Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр.

Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась.

Это не предусмотрено законодательством.

Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно.

Вам также может понравиться...