ЖКХ

Как подшивать доки по зарплате

Сроки хранения документов в архиве


Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

  1. 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.
  2. 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
  3. 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
  4. 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
  5. 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
  6. 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным. Автор статьи: Екатерина Могучая Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия.

Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы.

В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет.

Первые 14 дней работы — бесплатно.

Совет 1: Как подшивать бухгалтерские документы

Автор КакПросто!

Вопрос хранения документов относится к регламенту документооборота, который разрабатывает организация и утверждает в своей учетной политике. Каждый главный бухгалтер организации сам решает, как хранить документы. Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета.

Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета. Существует несколько форм ведения бухгалтерского учета: журнально-ордерная; мемориально-ордерная; упрощенная форма для малых предприятий.

  • Как подшивать договоры в 2019 году
  • Как подшивать личные дела Вопрос «Как найти работу в IT сфере без профильного образования» — 3 ответа Вам понадобится
  • Как подшивать бухгалтерские документы

Карточка учета по страховым взносам

Как хранить: Можно в электронном виде, но безопаснее выводить на бумагу.

Когда распечатывать: Достаточно по окончании года и по требованию ПФР или ФСС для проверки. Все выплаты работникам и начисленные на них взносы вы также учитываете в каком-то специальном документе.

Причем отдельно по каждому человеку. Такое требование содержит часть 6 статьи 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Скажем, выплаты и взносы можно отражать в индивидуальной карточке учета по форме, которую рекомендуют ПФР и ФСС (письма ПФР от 26 января 2010 г.

№ АД-30-24/691, ФСС России от 14 января 2010 г. № 02-03-08/08-56П). Либо в собственном регистре учета таких сумм (письмо Минздравсоцразвития России от 11 февраля 2010 г. № 286-19). Составлять и хранить эти документы можно как на бумаге, так и в электронном виде.

Допустим, в 1С, Excel или другой программе. Обучающий курс по теме О правилах расчета страховых взносов — в Высшей Школе Главбуха на сайте school.glavbukh.ru. Однако электронные карточки все же стоит распечатывать.

Достаточно по итогам года. Но можно чаще, к примеру ежеквартально. Ведь такие документы по сути являются учетными регистрами, пусть в законе это прямо и не прописано.

В карточках есть все сведения, необходимые для заполнения отчетности в ПФР и ФСС. И выходит, эти документы должен подписывать ответственный за их составление работник. Вот и рекомендуемая форма предусматривает, что ее заверяет главный бухгалтер.

Обратите внимание. Специалисты фондов вправе истребовать на проверках карточки по взносам (ст. 37 Закона № 212-ФЗ, распоряжение Правления ПФР от 3 февраля 2011 г. № 34р). В таком случае вам понадобится за 10 рабочих дней сформировать в программе, распечатать и заверить эти документы.

Отправить их через Интернет нельзя, поскольку формат карточки не утвержден. Так что когда в штате сотни или тысячи работников, распечатать эти документы стоит заранее.

Иначе вы рискуете не успеть подготовить бумаги. Особенно если ПФР и ФСС проверяют взносы за три предшествующих года. А штраф за просрочку каждого документа, напомним, составляет 200 руб.

(ст. 48 Закона № 212-ФЗ).

Заполнение граф

Далее заполняется таблица по графам:

  1. любая задолженность между работником и работодателем указывается в 47 и 48 графе;
  2. 49 графа содержит сведения об итогах по выплатам за отчетный период (месяц).
  3. информация из табеля учета рабочего времени вносится в графы с 24 по 27;
  4. если у гражданина производятся какие-либо удержания, то данная информация заносится в графы с 17 по 21;
  5. налоговый вычет прописывается в 22 графе формы;
  6. НДФЛ, алиментные выплаты — это графы 38-46 личной карточки т54;
  7. все возможные начисления прописываются в графах 28-37 (заработная плата, отпускные и т.д.);
  8. данные о всех отпусках работника прописываются в графах с 9 по 16;
  9. с 1 по 8 раздел — это информация о приеме к работодателю, о произведенных переводах внутри компании, изменении размеров заработка сотрудника, тарифных ставках, возможных дополнительных выплатах;
  10. в графе 23 указывается месяц составления счета;

Важно!

Форма Т-54 является очень удобным документом для предприятия, по которой можно проследить доход сотрудника за весь период трудоустройства. Посмотрите видео о выплате зарплаты в 1С Источник: http://IPprof.ru/kadry/oformlenie/licevoj-schet-sotrudnikov-po-forme-t-54.html

Что делать с бумагами, срок хранения которых закончился

Документы с истекшим сроком хранения вы вправе уничтожить. Например, их можно измельчить с помощью шредера или разорвать руками.

Но этот факт нужно обязательно зафиксировать по правилам.

Скажу сразу, что у приказов и актов, о которых пойдет речь дальше, нет унифицированных бланков, формы их произвольные. Сначала руководитель издает приказ о создании экспертной комиссии.

А она проводит инвентаризацию старых бумаг. По результатам инвентаризации члены комиссии составляют акт об отборе документов на уничтожение. В акте вовсе не обязательно указывать реквизиты каждого документа.

Да и порой это просто невозможно из-за колоссальных объемов. Однородные бумаги запишите под общим названием. Например, так:

«Полученные счета-фактуры за период с 1 января по 31 декабря 2010 года – 10 коробок»

.

И только после того, как бумаги отобраны, их можно ликвидировать. Если компания делает это собственными силами, то оформите акт об уничтожении документов.
Конспект подготовила Альбина Кашипова

Нормативная база по первичным документам

Для отражения любой хозяйственной операции в бухгалтерском учете необходимо иметь верно оформленный первичный документ, о чем говорит п.

1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Далее читаем в п. 4 ст. 9 указанного закона, что формы первичных документов должны быть разработаны и утверждены организацией. Таким образом, использование унифицированных форм первичных документов является необязательным, за исключением некоторых случаев.

Таким образом, использование унифицированных форм первичных документов является необязательным, за исключением некоторых случаев. Обязательным условием является лишь наличие определенных реквизитов в документе.

С другой стороны, и запрета на использование унифицированных форм документов нет, поэтому руководитель организации должен самостоятельно определить, какими формами первичных документов надо пользоваться:

  1. унифицированными формами;
  2. комбинацией первых двух вариантов.
  3. самостоятельно разработанными формами с наличием обязательных реквизитов;

Принятое решение необходимо закрепить в учетной политике и приложить к ней формы первичных документов, используемых организацией.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы.

Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.

Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения.

Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности. К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

  1. личные дела;
  2. протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
  3. табели и наряды работников вредных профессий;
  4. списки работников, уходящих на льготную пенсию;
  5. протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
  6. штатные расстановки;
  7. распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
  8. трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
  9. акты о несчастных случаях, связанных с производством;
  10. книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.
  11. списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
  12. лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
  13. документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
  14. карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
  15. тарификационные ведомости;

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем — 75 лет.

Исключения составляют:

  1. тарификационные ведомости — 25 лет;
  2. протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;
  3. протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;
  4. акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;
  5. списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок составления номенклатур дел, формирования дел, оформления дел и составления научно-справочного аппарата к ним, подготовки дел к архивному хранению. Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г.

и Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве. В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы.

Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Типовой перечень).

Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу. При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

  1. помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
  2. группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);
  3. дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.
  4. включать в дело по одному экземпляру документа;
  5. помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;

Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.

Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу — приказы.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения.

При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения. В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках.
К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности.

Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, то есть приказы, связанные с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и т.д., то есть приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию. Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

По истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве.

Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи.

Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

  1. оформление дел;
  2. проведение экспертизы ценности документов;
  3. составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).

При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путем проведения полистного просмотра дел.

Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел.

При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов. Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов. Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, пересистематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д.

Аналогично, по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты о несчастных случаях, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий. Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками.

При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело. В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце — лист-заверитель по установленной форме (приложение 1).

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

После чистого листа в начало дела подшивается внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме (приложение 2). Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п.

В случае значительных изменений в составе личного дела, итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.

Где сшить документы

Сшивание является достаточно сложной и важной задачей.

Если в штате нет документоведа, который знает все правила оформления и имеет опыт в сшивании, то можно обратиться в стороннюю организацию.

Таких специалистов можно найти в типографии или архиве. Конечно, за их услуги придется заплатить, но работа будет выполнена качественно и быстро. Сшивать листы лучше свободно, чтобы они легко открывались и можно снять с них копии.

Как подшивать бухгалтерские документы

2 сентября 2011 Автор КакПросто! Вопрос хранения документов относится к регламенту документооборота, который разрабатывает организация и утверждает в своей учетной политике.

Каждый главный бухгалтер организации сам решает, как хранить документы.

Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета.

Существует несколько форм ведения бухгалтерского учета: журнально-ордерная; мемориально-ордерная; упрощенная форма для малых предприятий. Статьи по теме:

Вопрос «Как найти работу в IT сфере без профильного образования» — 3 ответа Вам понадобится

  1. — папки-регистраторы,
  2. — Папки-скоросшиватели,
  3. — первичные документы.

Инструкция 1 Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета является самой распространенной. Она, как правило, используется в программах автоматизации бухгалтерского учета.

На каждый журнал-ордер заведите 1 папку на финансовый год. 2 В журнал-ордер № 1 «Касса» включите итоги хозяйственных операций по счету 50 «касса».

Журнал заведите на 1 месяц. К нему подшивайте все кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист кассовой книги). Кассовая книга – отдельный документ.

3 Второй журнал-ордер № 2 «Банк». Подшивайте в этот журнал выписки из банка с приложенными к ним платежными поручениями и т.п. 4 В журнал-ордер № 5 «Расчеты с заказчиками» включите документы, основанные на зачете взаимных требований, отражаемых на счете № 67 «Расчеты в порядке зачетов взаимных требований».

5 Накладные по материальным ценностям, поступившим от поставщиков, подшивайте в журнал-ордер № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Особый порядок подшивки для счетов-фактур.

Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, храните в отдельных журналах.

6 Авансовые отчеты, с приложенными товарными и фискальными чеками подкладывайте к журналу-ордеру № 7 «Расчеты с подотчетными лицами». 7 В журнал-ордер № 8 «Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами» подшивайте бухгалтерские регистры по начислению налогов. 8 Расчеты по заработной плате ведите в журнале-ордере № 10.

Подшивайте к нему табель, расчетно-платежную ведомость, копии приказов отпусков, отпускные записки и т.п.

9 Заведите журнал-ордер № 15 «По прочим операциям», куда подкладывайте документы, не включенные в другие журналы. Для отчетов заведите отдельные папки: квартальные отчеты, годовой отчет, отчеты в ПФ, отчеты в налоговую инспекцию и т.п.

Обратите внимание В инструкциях нет обязательных требований к оформлению подшивки документов.

Главное правило раскладки документов по папкам — быстрый поиск. А для этого необходимо соблюдать системность делопроизводства.

Полезный совет Для малых предприятий удобно хранить все документы по периодам (месяц, квартал).

Удобно делать корочки разного цвета для дел разного срока хранения.

Совет полезен? Да Нет Статьи по теме:

Подлежат прошивке

Далеко не все документы должны подлежать прошивке, и по этой причине очень важно понять, какие именно из них подойдут для такой процедуры. Инфо На последней странице концы нити связываются узелком. Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него.

На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц.

После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

  1. выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
  2. концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
  3. клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
  4. вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
  5. при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
  6. указываем дату прошивки
  7. вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие

Как прошить тетрадь учета: образец Видео: Как ИП прошить документы? Прошивка документов для архива Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

Вам также может понравиться...