Права человека

Где ставится печать при заверении копий

Где ставится печать при заверении копий

Правила по ГОСТу


Заверение копии с 1 июля 2020 года происходит согласно новому , который вступает в действие с этого дня. В соответствии с этим нормативным актом правила заверения определяются тем, с какой целью лицу требуется данный документ. Если речь идет о трудовой книжке, то требуется в первую очередь произвести копирование всех ее страниц, на которых содержатся записи. При этом все они должны быть выполнены в хорошем качестве.

Также ксерокопию необходимо прошить, скрепив сложенные листы по левому краю.

Края ниток, используемых для такой процедуры, нужно заклеить с использованием бумаги.

Далее на ней сверху приводится число, когда копия была сшита и ставится принадлежащая компании печать, оттиск которой должен отчасти быть на самой копии, а отчасти на бумаге, которой были склеены нитки.

Для сторонней организации процедура заверения происходит следующим образом:

  1. Чтобы отправить бумагу в другую организацию, требуется поставить на ней печать.
  2. Пишется число, когда произошло это заверение;
  3. На документ на свободном месте ставится сама заверительная надпись «Верно»;
  4. Новация с 1 июля 2020 года заключается в том, что требуется упоминание в письменном виде того, где находится оригинал трудовой книжки;
  5. Тут же приводится подпись и ее расшифровка для лица, которое несет ответственность за оформление бумаг кадрового профиля (обычно это специалист по кадрам, в небольших компаниях это может быть главный бухгалтер либо руководитель);
  6. Также нужно указать наименование его должности;

Кроме того, во многих банковских учреждениях существует требование, чтобы в документе «копия верна» также присутствовало указание на то, что его обладатель по-прежнему трудится в том месте, к которому относятся последние записи в трудовой (к примеру, в формулировки «работает в настоящее время»).

Этот реквизит выступает для них лишним подтверждением того, что на момент выпуска данной бумаги ее обладатель был трудоустроен, что означает наличие постоянного источника доходов. В результате его шансы на кредит возрастут. Однако в ГОСТе не указана обязанность производящей это заверение структуры вносить такую запись.

В то же время она является вполне допустимой, и в ситуации, когда банку требуется подобное указание — и желательной. Помимо этого для документа, который оформляется для посторонней организации, требуется указать, где хранится подлинник.

К примеру, оригинал трудовой книжки обычно находится в отделе кадров соответствующей компании. В то же время если такая бумага рассчитана на использование на самом предприятии, упоминать данный факт не требуется.

Нередко возникает необходимость заверения многостраничного документа. В таком случае по существующим правилам можно как по отдельности заверить каждый составляющий его лист, так и выполнить процедуру заверения для всего документа в целом после его прошития.

При этом во втором случае необходимо соблюдение следующих требований:

  1. пачка, состоящая из подшитых листов, входящих в заверенную копию, не должна механически разрушаться при его изучении;
  2. листы в подшивке должны быть пронумерованы по порядку, после заверения отмечается, сколько их присутствует в пачке.
  3. при самом процессе ознакомления необходимо, чтобы читателю были доступны все отраженные в документе нюансы (слова, даты, визы и т.п.), т.е. чтобы не было допущено потери содержания;
  4. требуется, чтобы существовала возможность свободного копирования информации с любой отдельной странице;

При заверении такого многостраничного документа также требуется проставить все реквизиты, о которых шла речь выше (надпись «Верно» и ФИО лица, ответственного за эту процедуру) на отдельном листе. Там же вносится и надпись

«Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью столько-то листов»

(их количество выражается словами, а не цифрами).

Делаем копии для внутреннего использования

Основное новшество состоит в том, что предъявляются разные требования к заверению в зависимости от цели изготовления копии документа (выписки из документа). Если вы делаете копию для себя (для внутреннего пользования), то заверяйте ее так же, как привыкли, по старому ГОСТу, то есть пишите (далее — старый ГОСТ); (далее — новый ГОСТ): •слово «Верно»; •наименование должности работника, заверившего копию документа, его подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия); •дату заверения копии (выписки из документа).

Отметка о заверении, как и ранее, ставится под реквизитом «подпись»; . В отличие от старого ГОСТа, новый ГОСТ не обязывает проставлять печать при заверении копий для внутреннего пользования. Но никто не запрещает вам делать это, если так привычней — бумага с печатью смотрится более солидно.

Не нужно указывать и местонахождение подлинника, если копия «внутренняя». В старом ГОСТе, правда, также не было такого требования, однако оно есть в древнем советском Указе.

Он применяется весьма условно, хотя и не отменен. Чтобы было проще заверять копии, можно сделать специальный штамп, новый ГОСТ это разрешает.

Справка Правила стандартизации применяются на добровольной основе, за исключением ГОСТов в сфере ПДД, оборонзаказа и иных сфер ограниченного доступа, , .

Для примера предположим, что вам нужно вывесить копию приказа на информационную доску организации для всеобщего ознакомления.

Где ставится штамп копия верна на документах. Свидетельствование верности копий документов

Заверение документа в организации Юридические лица могут самостоятельно проставить соответствующие отметки на дубликатах.

Для этого прежде всего необходимо знать форму и порядок надписей, которые в обязательном порядке должны присутствовать. Право заверять копии документов в таком случае имеют работники компании, которые занимают руководящие должности и к их обязанностям относятся такие действия. Довольно часто пропускают первый пункт.

Довольно часто пропускают первый пункт.

Но эта отметка особенно важна в случаях, когда дубликат предоставляется в федеральные органы. Пришедшие в негодность штампы аннулируются по акту специально созданной комиссией с указанием оттиска и способа уничтожения штампа.

Сегодня где угодно могут понадобиться заверенные копии оригинальных документов. Кто-то просто не хочет носить с собой оригиналы, а кому-то может понадобиться копия для предоставления по месту требования.

Чтобы поставить отметку «копия верна», можно воспользоваться специальным штампом или сделать надпись от руки. Для этого вам достаточно узнать, где находиться офис районного нотариуса, и прийти к нему в приёмные часы по вопросам заверки копий. При заверении копии документа необходимо вписать в оттиск дату заверения, а также поставить подпись ответственного лица и печать организации.

В настоящее время действует несколько документов, содержащих правила оформления копий документов и свидетельствования верности копии выписки из документа :. Если изготовлена копия с документа, оформленного на листе с оборотом, то заверяются обе стороны копии. Если документ содержит более 1-го листа , то можно либо заверить каждую страницу, либо оформить отметку о заверении копии следующим образом:.

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. E-mail * Имя

  1. Представление сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера является обязанностью лица, предусмотренной антикоррупционным законодательством.
  2. Узнайте, нет ли вашей организации в сводном плане.
  3. Оценка информации проводится с использованием подсистемы «Личный кабинет органа службы занятости населения субъекта РФ».

Заверение переводов

Право заверять переводные документы имеют специализированные бюро переводов.

Такие есть почти в каждом регионе и работают с большинством языков. Перевод вправе осуществлять только дипломированные переводчики. Сам заявитель и нотариус не уполномочены на это.

Рекомендуем прочесть:  Ответ на частное определение суда

Большинство нотариусов имеют право работать с бумагами только на русском языке. Обратите внимание, иногда требуется только перевод документа, а иногда — перевод и нотариальное заявление. Всегда уточняйте в месте предъявления, какой именно вариант им требуется.

Вопрос-ответ по теме

Каков порядок заверения копий документов, в т.ч.

электронных? Как видим, просто копия отличается от заверенной тем, что последняя обладает юридической силой. Порядок заверения копий документов описан в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов»: ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Запись «Верно» или «Копия верна» может быть сделана от руки.

Не запрещается заказать специальные штампы. Можно иметь и штамп с готовыми строчками для внесения нужной информации о лице, заверяющем копию.

________________ ______________ ________________ «___» ____________ 201__ г.

Стоит отметить, что ни один нормативный акт не регламентирует порядок проставления печати организации с отметкой о заверении копии документа. Однако на практике чаще всего печать организации проставляется рядом с отметкой о заверении копии. Чтобы не возникало недоразумений, можно официально взять это за правило, отразив в локальных нормативных актах организации.
Чтобы не возникало недоразумений, можно официально взять это за правило, отразив в локальных нормативных актах организации. При подготовке копии многостраничного документа можно заверить каждый лист отдельно, а можно пронумеровать страницы документа, прошить их и проставить заверительную надпись на обратной стороне последнего листа, например: КОПИЯ на 137 листах ВЕРНА Заверение копии электронного документа Итак, процедура заверения копии документа на бумажном носителе прозрачна: документ копируется и заверяется в описанном порядке.

Но как быть, если подлинник документа находится в памяти компьютера, и для получения копии нам требуется ее распечатать? Так может случиться, например, когда речь идет о регистрационных данных входящего документа, содержащихся в системе электронного документооборота.

Определимся, что такое электронный документ.

Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

, электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Нельзя путать электронный документ с отсканированной копией документа на бумажном носителе. Порядок заверения копии электронного документа описан в Инструкции о порядке заверения копий документов, являющихся доказательствами по делам об административных правонарушениях (утв.

приказом ФТС России от 21.06.

2011 № 1288). Сразу оговоримся: коммерческие организации не обязаны следовать этой инструкции.

Однако целесообразно взять на вооружение описанный порядок заверения копий электронных документов: при заверении копий электронных документов удостоверительная надпись дополняется указанием на электронный вид документа и наименованием программного обеспечения, с помощью которого осуществлен доступ к электронному документу (п.

3.3). Из этого следует, что заверительная надпись будет выглядеть так: КОПИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА ВЕРНА. Копия воспроизведена с использованием программного обеспечения «Document».

по делопроизводству Петрова С.М. Петрова 26.06.2012 Заверение копий документов нотариусом Нотариус может заверить любую копию, но нужно ли каждый раз отправляться к нему?

Нотариальное заверение копий документов должно быть прямо предусмотрено законом, в противном случае ни один официальный орган не может потребовать от вас предоставления нотариально заверенных копий документов.

Это прописано в Указе Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х: предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке (п.

2). Также в установленных законом случаях заверить копии документов может суд или иной государственный орган.

Регламентирование порядка заверения копий Для того чтобы ввести в организации единый порядок изготовления и заверения копий документов и сэкономить время на устранении ошибок, рекомендуем внести дополнения в вашу Инструкцию по делопроизводству и регламентировать этот процесс. Порядок заверения копий документов Заверение копий документов осуществляется отделом документационного обеспечения управления.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику в нижнем левом углу документа проставляется надпись (штамп) «Верно» или «Копия верна», указывается должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы), дата заверения, ставится оттиск печати «Для документов». При заверении копий электронных документов заверительная надпись дополняется указанием на электронный вид документа и наименованием программного обеспечения, при помощи которого осуществлен доступ к электронному документу.

При заверении многостраничных копий допускается прошивание документа нитками с проставлением заверительной надписи (штампа) «Верно» или «Копия верна» на оборотной стороне последнего листа документа, с указанием количества страниц, должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (фамилии, инициалов), даты заверения, с простановкой оттиска печати «Для документов».

При заверении многостраничных копий допускается прошивание документа нитками с проставлением заверительной надписи (штампа) «Верно» или «Копия верна» на оборотной стороне последнего листа документа, с указанием количества страниц, должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (фамилии, инициалов), даты заверения, с простановкой оттиска печати «Для документов». Видео (кликните для воспроизведения). Если по роду своей деятельности вам приходится выдавать гражданам-заявителям большое количество заверенных копий, рекомендуется подготовить на основе приведенного примера локальный нормативный акт — Инструкцию о порядке подготовки и заверения копий документов.

Это поможет вам избежать конфликтов и недоразумений с заявителями: при любом столкновении интересов достаточно будет лишь сослаться на Инструкцию.

Правила заверения документов

Для подтверждения информации, сообщаемой клиентами при заключении договора предоставляются следующие документы (по выбору):

  • Копии, заверенные организацией, при этом данные копии должны быть оформлены на нижеуказанных условиях.
  • Нотариально заверенные копии
  • Оригиналы

Документы, переданные АО «ЦентрИнформ» при заключении договора, возврату не подлежат Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

  • Иным работником юридического лица.

    Клиентом — юридическим лицом предоставляется:

    • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
    • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.

    Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

  • Руководителем юридического лица Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
  • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О.

    данного работника

  • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.
  • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
  • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.
  • Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом). Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
    • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
    • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.

    Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

  • Главным бухгалтером Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О.

    главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.

  • Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.) Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О.

    данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать. Требования к печати индивидуального предпринимателя: Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП.

При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной. Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии. Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

  1. печать организации/ИП.
  2. в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.
  3. личная подпись лица, заверившего копию,
  4. проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
  5. должность лица, заверившего копию,
  6. расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
  7. дата заверения,

Пример Верно/Копия верна Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов Дата Печать Обратите внимание! Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

  1. копии остальных документов — 1 месяца
  2. копия паспорта — 3-х дней

Порядок заверения трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

В трудовой книжке отражается вся информация о месте работы человека, а также о его предыдущем стаже. Поэтому такой документ достаточно часто требуется для предъявления в различных государственных и частных структурах.

Однако храниться он должен у работодателя и выдача на руки оригинала может происходить только в исключительных случаях. Во всех остальных ситуациях работодатель обязан выдать копию книжки, заверенную установленным образом. Я предприниматель, и поэтому мне часто приходится выдавать подобные документы.

Поэтому в этой статье я расскажу вам, как должна выглядеть заверенная копия в текущем году.

Как заверяются электронные документы

Заверение копий документов в организации, представленных в электронном виде, несколько отличается от стандартного порядка. Это объясняется тем, что электронные бланки заверяются цифровой подписью.

Эта подпись содержит в себе информацию о владельце электронной подписи. Руководитель каждой компании имеет право оформить доверенность на своих представителей, разрешающую использование данного устройства. Рассматриваемый вид первичной документации может применяться при любых формах правоотношений.

Единственным исключением являются ситуации, связанные с запретом на использование электронных бланков.

К данной категории относятся платежные документы и финансовые отчеты.

Источники

  • Чашин А. Н. Квалификационный экзамен на адвоката; Дело и сервис — М., 2010. — 544 c.
  • Теория государства и права. Введение в юриспруденцию. — М.: Юнити-Дана, 2012. — 128 c.
  • Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. — М.: ДЕАН, 2010. — 872 c.
  • Перевалов, В.Д. Теория государства и права / ред. В.М. Корельский, В.Д. Перевалов. — М.: Норма; Издание 2-е, испр. и доп., 2003. — 616 c.
  • Кодекс профессиональной этики адвоката; Проспект — М., 2016. — 179 c.

Как правильно оформить копия верна подпись печатьОценка 5 проголосовавших: 1 Приветствую всех посетителей! Меня зовут Дмитрий Коротаев. Я больше 15 лет работаю преподавателем юридического права.

За время своей работы я разобрал со студентами много интересных юридических вопросов. И хочу поделиться с читателями интересной информацией в области юридического права.

Данные для сайта искали во многих информационных источников. Вся информация была тщательно проверена и выложена на сайт. Для удобства пользователей данные размещены в доступном виде и полном объеме.

Перед применением данных прочитанных на сайте необходима обязательная консультация со специалистом. ПОДЕЛИТЬСЯ

Как теперь надо заверять документы

01.07.2018 введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заменены требования к заверению копий документов.

Об этом напоминает по Костромской области, отмечая, что именно так надо заверять документы для представления их в фонд.

Согласно п. 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Пример:ВерноСпециалист Подпись И.О.

ФамилияДата Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № .

за . год») и заверяется печатью организации, например: Верно Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2017 год Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И. 02.07.2018 Печать ООО «Организация» Обращаем внимание, что копии для внешнего пользования новый ГОСТ обязывает заверять именно печатью организации, тогда как по старым правилам можно было использовать и другие печати (например, отдела кадров).

Оттиск печати нужно ставить так, чтобы он не закрывал подпись лица, заверившего копию документа (п.

5.24 ГОСТа). Если у организации в соответствии с уставом не имеется печати, то копия заверяется без нее, в аналогичном порядке заверяет копии и ИП, не использующий печать. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

«». Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Порядок заверки дубликата

Каждый работник нотариата знает о том, как правильно заверить копию документа.

Для того чтобы он подтвердил идентичность дубликата, необходимо предоставить:

  1. копию;
  2. документ, подтверждающий личность лица, которое обратилось к нотариусу.
  3. оригинал;

Прежде всего должностное лицо проверяет правильность копии документа и ее полное соответствие оригиналу. После того как этот факт будет подтвержден, нотариус ставит отметки, которые включают его имя, слово «верно», дату, печать, номер регистрации заверки. После того как все действия будут выполнены, тот, кто обратился в нотариальную контору, расписывается в специальном журнале, где ведется реестр всех обращений граждан и юридических лиц.

Заверить копию документа у нотариуса довольно просто и недолго. Кроме предоставления всех необходимых документов и оплаты таких действий, ничего не требуется.

Оригинал и заверенная копия: в чем разница?

Первый документ является единственным в своем роде, т.

е. существует только в одном экземпляре.

Копия – это повтор оригинала, как говорят «один в один», без наличия «живой» печати и подписи. Последних может быть сколько угодно.При этом копия без удостоверительной надписи не имеет юридической силы.Оригинал документа всегда стоит хранить бережно, поскольку восстановить его порой трудно, в отличие от копий.Если случилось, что оригинал утерян, но имеется заверенная копия, то разрешается повторно проделать то же самое заверительное действие именно с ней.

Это не касается тех случаев, когда оригинал документа можно воспроизвести заново, например, на предприятии утерян приказ, вместо которого напечатали новый с теми же реквизитами, подписью и печатью.На интересующих многих тему, сколько стоит копия документа, можно посмотреть по-разному.

Вам также может понравиться...